Во время инвентаризации, обязательной к заполнению документацией является инвентаризационная опись. Различные виды объектов проверки сопровождаются заполнением определенных бланков.
Проведение такого рода проверок является ответственным и обязано быть проведено лицом незаинтересованным в исходе проверки. Именно поэтому, в качестве проверяющего органа назначается специальная комиссия и сотрудники организации, которые назначаются руководителем объекта проверяемой организации.
Общая информация
Любая организация время от времени сталкивается с необходимостью проводить переучет материальных активов. Это могут и остатки товара, мебель, оборудование и производственные мощности, всё то, что представляет материальную ценность.
Проведение инвентаризационной описи проводится специальными комиссиями. Это могут быть привлеченные люди или сотрудники организации, назначенные вышестоящим руководителем.
Для удобства проведения правильного учета материальных ценностей, существуют специальные реестры бухгалтерского и общего назначения, установленные нормативными документами. Для проведения учета активов используется инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей.
Составление данного документа требует особой точности при формировании всех позиций и пунктов, именно поэтому это является ответственным и сложным занятием. Требуется предельная внимательность при заполнении каждого наименования и цифры.
Все существующие пакеты документов являются обязательными приложениями к ведомостям инвентаризации и представлены дополнительными соглашениями, являющимися уточнением основной ведомости. Также, в пакет дополнительных документов могут входить акты перемещения ТМЦ (товарно-материальных ценности), транспортные накладные.
Фактический контроль проведения аудиторской проверки или ревизии является важным элементом операции учета ТМЦ и называется инвентаризацией. Описью же является описание каждого объекта, согласно инвентарного номеру и номенклатурного обозначения.
Основанием для проведения или инвентаризации является Закон «О бухгалтерском учете» под № 402.
Случаи оформления формы ИНВ-3
Мероприятия по описи имущества на предприятиях могут производиться как спонтанно, так и в определенных случаях в обязательном порядке.
Когда будут производиться описи, в каком порядке и сколько раз, устанавливает руководитель предприятия.
Опись производится в обязательном порядке:
- продажа имущества;
- предоставление имущества в аренду;
- конец очередного отчетного календарного периода;
- изменения в кадровой политике организации;
- после затопления и стихийных бедствий;
- ликвидация предприятия;
- реорганизация предприятия;
Опись производится внезапно в следующих случаях:
- проверка фактов о теневом, незаконном производстве продуктов;
- в случае выявления обмана клиентов;
- присвоение материальных ценностей, состоящих на балансе предприятия;
- уничтожение оборудования, имущества, фондов;
Заполнение формы ИНВ-3
Форма описи материальных ценностей содержит большое количество важной информации в основном в цифровом формате, именно поэтому к заполнению данного документа следует относиться с особым вниманием.
Документация по данной форме содержит информация о состоянии финансов на проверяемом предприятии, а также дает конкретную оценку экономическим позициям, проверяемым данной проверкой.
В случае, если руководителем предприятия, в котором проводится опись, издается Приказ о проведении сличительных операций бухгалтерии и перерасчета , а также в данном направлении проводятся работы по подготовке необходимой документации, проверяются данные по каждому занесенному учитываемому объекту.
Первая страница
Преамбула. В этом документе прописываются следующие данные:
- Наименование юридического лица.
- Адрес хранения учитываемых материальных ценностей.
- Данные о проверяющей комиссии по составу.
- Личные данные лица , несущего материальную ответственность.
- Расписки лица несущего материальную ответственность.
- Дата и время начала и завершения операций по инвентаризации.
Все вносимые на данную страницу документа по форме ИНВ-3 данные обязаны быть прописаны в учредительных документах предприятия. Наименование юридического лица, адрес местонахождения предприятия и его складских помещений, должно соответствовать реальным данным об организации.
Состав проверяющей комиссии обязан быть проверен и данные о сотрудниках, проводящих проверку, а также лиц материально ответственных за инвентаризации обязаны сличать по документам, удостоверяющим личность.
Вторая страница
Основная часть документа. Прописываются следующие данные:
- номенклатурные номера;
- порядковые номера;
- названия проверяемых объектов;
- артикулы проверяемых товаров;
- сорт товара;
Также, необходимо заполнить следующие позиции:
- цена и единица измерения товара;
- количество и сумма по документу и по факту после проверки;
- состояние по данным, полученным в ходе описи;
- недостача или излишек товара;
Основная страница, содержащая данные с цифрами, обязана составляться и сравниваться со сличительными документами бухгалтерии для выявления нарушений, таких как недостача товара или его излишек.
Третья страница
По итогу инвентаризации, в основном документе выводятся итоговые суммы по всем указанным колонкам и количеству остатка товаров. Также, в основном документе проставляются подписи членов проверочной комиссии и материально ответственного сотрудника. С материально-ответственного сотрудника также взимается расписка о том, что он не имеет претензий к процессу совершения операций перерасчета в его присутствии и к правильности данного перерасчета.
Все сотрудники, проводившие инвентаризацию, и ответственные за нее, также предоставляют расписки.
Кем составляется и каковы правила оформления?
Составляется в количестве 2 экземпляров и оба документа обязаны быть подписаны лицами, проводившими инвентаризацию, и сотрудниками несущими материальную ответственность. Один экземпляр должен быть направлен в бухгалтерию, где составляется сличительная ведомость, второй экземпляр остается у лица, ответственного за склад предприятия, где хранятся ТМЦ.
В документацию также обязаны быть включены при наличии данные:
- о просроченных;
- бракованных;
- неучтенных ранее;
- непригодных к использованию товаров или оборудования;
При выявлении подобного рода товаров или оборудования, обязаны быть заведены специальные акты включения в ведомость или акты списания.
Опись имущества при проведении инвентаризации, а также все необходимые документы обязаны быть составлены утвержденной приказом комиссией.
Нюансы внесения данных в таблицу
- При заполнении по форме ИНВ-3 автоматически , не нужно заносить 9 первых граф в документы, которые при ручном заполнении обязательны.
- Обязательным условием при заполнении документа по форме ИНВ-3 также является необходимость включить в него точные номера всего оборудования, имеющегося на предприятии.
- Важно также описывать техническое состояние оборудования на момент проведения описи.
Данная форма является обязательной к заполнению при проведении любой описи имущества и других товарно-материальных ценностей предприятия во время проверки. Форма заполняется как при обязательной (плановой), так и при спонтанной проверки.
Форма обязана заполняться только ответственными сотрудниками, назначенными Приказом руководителя. Все указанные данные в этой форме обязаны быть точными и соответствовать остаткам товара или наличию оборудования на предприятии.
