Изменения в книжке могут быть внесены двумя способами.
- Исправление существующей информации путём зачёркивания
- Замена документа на новый.
Первый способ применяется тогда, когда сотрудник сменил фамилию, получил какое-либо образование, специальность. Исправления возможны в случаях обнаружения фактических или грамматических ошибок.
Иногда работодатели неверно указывают дату приёма, должность или иную информацию, которые могут повлиять на дальнейшую судьбу трудящегося. Именно для таких случаев существует возможность юридически правильного процесса оформления исправлений.
Замена бланка допускается в случаях неверного оформления титульного листа. Наиболее часто процедура замены происходит по первому месту трудоустройства, когда отдел кадров вписывает личные данные сотрудника. Также, получить новый бланк возможно при утрате, порче существующего документа.
Процесс получения новой трудкнижки сопровождается рядом сложностей. Вот процедуры, которые необходимо осуществить:
- Подать заявление об утрате документа в кадровый отдел нового работодателя. Однако есть одно «но» — человек должен быть сотрудником данной компании, прежде чем писать заявление.
- Кадровый отдел обязан написать свидетельство об утрате либо об уничтожении книжки.
- Получить новый бланк и заполнить его правильно. Обычно процедура замены документа затягивается на несколько недель, а иногда и месяцев. Поэтому нужно быть готовым к затяжному процессу.
Изменение фамилии сотрудника
Изменение анкетных данных (фамилии, имени и отчества) требуется достаточно часто: девушки выходят замуж, меняя фамилию либо разводятся, возвращая девичью. Некоторые меняют свои данные по собственной воле, обращаясь в паспортный отдел. Ничего сложного в том, чтобы исправить фамилию на титульном листе, нет. Достаточно обратиться в отдел кадров, который, в свою очередь, проведёт ряд процедур.
Вот некоторые из них:
- Удостоверится в необходимости смены данных. Для этого необходимо предоставить документы.
- Зачеркнёт неверную информацию одной чертой, вписав рядом с ней новую.
- Закрепит изменение пометкой на внутренней стороне обложки трудовой, подтвердив законность процедуры ссылкой на какое-либо свидетельство либо паспорт работника.
Получение дополнительного образования
Если сотрудник получил новое образование, то запись об этом вносится в трудовую книжку. Для этого не нужно зачёркивать предыдущие записи либо менять бланк.
Достаточно предоставить работодателю подтверждение того, что образование действительно было получено, после чего, нужная запись будет сделана в соответствующей графе титульного листа. Данные о получении образования указываются через запятую после предыдущих.
Получение новой профессии
Переводясь на новое место работы, получив новую должность на старой работе, человек обязан сделать пометку в трудовой книжке. Нужно лишь обратиться к кадровикам, которые дополнят информацию в соответствующей графе. Эта процедура достаточно проста, она не требует написания заявления или каких-то документальных подтверждений.
Человеческий фактор
Из-за того, что документ заполняется человеком, в нём нередко появляются грамматические или фактические ошибки. В Правилах оформления есть несколько пунктов, которые разъясняют необходимые действия в данной ситуации. Однако нужно разделить ошибки на титульном листе и ошибки на других страницах.
В первом случае исправлять анкетные данные недопустимо, а пункт 48 Правил оформления предписывает: уничтожить имеющийся бланк, заменив его на новый.
Однако если неверно указанная информация была замечена через несколько лет — придётся получать подтверждение от работодателя, подкрепляя необходимость замены юридическими документами.
Исправление информации на других страницах в трудовой не вызывает сложности. Пункт 27 правил оформления трудовой книжки говорит о том, что исправление ошибок допускается при предоставлении доказательств — документального подтверждения от работодателя. В этом случае невозможно сделать корректировки, ориентируясь только на свидетельства работника и его паспортные данные.
Что говорит закон
Постановление Правительства N 225 О трудовых книжках является единственным законом, помимо свода правил оформления, который диктует требования к внесению изменений в книжки работников.
К постановлению прилагаются вкладыши, утверждающие внешний вид трудовых книжек (оформленных после вступления изменений 2004 года), а также правила их заполнения. С точки зрения закона, изменения в данном документе совершенно легальны. Они являются стандартной практикой, ведь внесение корректировок от работодателя необходимо в целом ряде случаев.
Кто должен вносить изменения в трудовую книжку
Вписывать новую информацию, взамен старой, может как работодатель, допустивший ошибку, так и работодатель, с которым работник заключил трудовой договор. Происходит это следующим образом:
- При обнаружении ошибки человек обращается к старому работодателю посредством заявления, прося скорректировать данные.
- Кадровый отдел рассматривает легитимность просьбы и реализует её либо отказывает.
Если же компания, кадровики которой допустили ошибку, уже не существует, поправить данные может новый работодатель. Для этого нужно:
- Написать заявление в отдел кадров по месту работы.
- Компания, с которой человек заключил трудовой договор, обязана связаться с представителями бывшего работодателя.
- С прошлого места работы должны прислать документальное подтверждение, после которого возможно внесение изменений.
Такая процедура очень сложна, поэтому следует заблаговременно находить все неточности, ошибки и неверные формулировки.
Процедура признания записи недействительной: инструкция
Чтобы признать запись в трудовой книжке недействительной, необходимо определить то, по какой причине была допущена фактическая или иная ошибка. Для этого достаточно сделать следующее:
- Обратиться в кадровый отдел
- Получить документальное подтверждение ошибочности записи
- Внести изменения, сославшись на полученный подтверждающий документ.
Процедура оформления правильного исправления
Пункт 30 правил оформления чётко описывает то, как должны вноситься изменения в трудовую. В нём есть информация о причинах для признания записи недействительной. В правилах разъясняются особенности оформления с документальной точки зрения.
- После ошибочной записи, в следующем пункте трудовой, должно быть указано, что предыдущий пункт признан недействительным по определённым причинам.
- Далее указываете исправленный вариант ошибочной записи.
- В дальнейшем ведение трудовой продолжается в обычном режиме.
Если же изменения необходимо внести в титульный лист, то процедура достаточно проста:
- После получения подтверждения законности, кадровый отдел исправляет информацию.
- Для закрепления вносятся пометки на обложку, в которых есть отсылки к нужным документам.
Что не подлежит исправлению
Закон позволяет изменять практически всё, однако, некоторые данные не подлежат корректировке. А именно — ошибочно указанные анкетные данные, незаконные изменения (не подтверждённые документально). В первом случае заводится новая трудовая, а во втором человек обязан получить нужные свидетельства (через суд или иные органы).
Примеры наиболее часто встречающихся исправлений
Список допускаемых ошибок обширен, но наиболее часто их допускают исключительно из-за невнимательности кадровых работников. Среди самых популярных можно выделить следующие:
- Неверно указанные анкетные данные (ФИО, образование, возраст).
- Ошибки в оформлении приёма на работу, а также увольнения с неё. Часто работодатели оставляют неверные данные, которые не соответствуют приказу, выпущенному ими же.
- Грамматические ошибки, которые, обычно, остаются незамеченными.
Недействительная запись в трудовой книжке
Недействительной запись может быть признана по ряду признаков, которые зависят от конкретики случая. Так, явными причинами признания записи ошибочной являются:
- Фактические ошибки (неверная дата, должность и т. д.)
- Оспаривание записи через суд. Это крайняя мера, к которой прибегают редко.
- Запись, признанная работодателем недействительной. Иногда после внесения пометки в трудовую книжку человек отказывается от должности, поэтому такая пометка может считаться недействительной.
Внесение записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу
Если работодатель неверно указал дату приёма, то изменения могут быть внесены также, как и при обычном исправлении ошибок:
- В следующем пункте делается пометка о допущенной неточности.
- Делается новая, верная запись.
Однако изменения даты тоже должны быть подтверждены. Например, доказательством может служить приказ о приёме на работу.
Изменение формулировки увольнения
Работодатель имеет право делать запись об увольнении, которые будут определённым образом характеризовать работника. Так называемое увольнение «по статье» клеймо в трудовой книжке, которое может стать причиной отказа при приёме на работу. Из-за этого многие стараются обжаловать решение работодателя.
И есть несколько путей, вот наиболее часто встречающиеся:
- Обсуждение с представителем компании, кадровый отдел которой внёс пометку. Она может отказаться от написанного, подтвердив это документально.
- Принятие решения через суд.
Такой способ требует юридической подготовки и достаточно большой запас времени, но он является единственной возможностью оспорить решение работодателя, если он не идёт на контакт.
Конечно, есть и нелегальные способы, но их применение влечёт за собой ответственность.
Исправление ошибочной записи, которая была обнаружена после увольнения
Часто случается так, что ошибка в фамилии работника замечается только через несколько лет. И это свойственно другим неточностям, которые могут «всплыть» по разным причинам.
Исправление записи в трудовой после увольнения работника может сделать бывший работодатель, если на его имя написать заявление. Также, возможно изменение новым работодателем, однако, это требует долгого документального оформления.
Нужно сделать следующее:
- Написать заявление кадровому агенту по месту работы.
- Кадровики отправляют просьбу предыдущему работодателю. Это необходимо для того, чтобы он прислал подтверждение.
- После получения документального свидетельства вносятся исправления, делаются пометки со ссылкой на документ.
