В каких документах печати и штампы обязательны
Организации вправе отказаться от проставления печати на документах. Ее можно не ставить в декларациях, расчетах, первичке. Не нужна печать в трудовой книжке. Но на некоторых документах она все еще обязательна.
Компаниям пока не обойтись без штампа в кассовых документах, даже если они отказались от основной круглой печати. А печати в трудовых книжках больше не нужны.
Печать в трудовой книжке
Обязать компанию ставить печать на документах могут только федеральные законы. В ТК РФ про печать в трудовых книжках не сказано, но во исполнение требований кодекса приняты правила заполнения книжек. А в них говорится, что титульный лист и записи о работе надо заверять печатью работодателя (п. 35 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Компании, которые отказались от печати, больше не должны ее ставить на титульном листе трудовой книжки. Изменения в инструкцию по заполнению книжек внес Минтруд приказом от 31.10.2016 № 588н.
В приказе от 31.10.2016 № 589н Минтруд также разъяснил, что компания не будет заверять печатью записи о работе и книгу учета движения бланков трудовых.
Оба приказа вступили в силу 27 ноября 2016 года.
С 7 апреля 2015 года организации вправе работать без печати. Но старый порядок обязывал работодателей ставить печать на титульном листе — обычную или кадровой службы (п. 2.2, 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Так же надо заверять и записи о работе (п. 35 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Роструд считал, что печать обязательна, даже если компания от нее отказалась (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).
Если печати не было, трудинспекторы могли оштрафовать компанию на 50 тыс. рублей, а руководителя на 5 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Печати на титульном листе Минтруд отменил приказом № 588н. Печать останется обязательной только для тех, кто от нее не отказался. Остальные компании вправе заверить титульный лист лишь подписью работника, который отвечает за ведение трудовых. Такие же правила действуют, если надо исправить записи на титульнике. К примеру, если сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию (см. образец).
Как заверить титульный лист трудовой книжки и исправления
Заверять печатью записи о работе требуют Правила № 225. Их утвердил не Минтруд, а Правительство РФ. В Правилах пока остались старые нормы о том, что печать обязательна. Но Минтруд разрешил отказаться от штампа, о чем выпустил разъяснения. Поэтому записи о работе тоже можно не заверять печатью (см. образец).
Как заверить записи о работе в трудовой книжке
Печать на кассовых документах
В кассовой книге круглую печать можно не ставить, так как такая обязанность следует только из постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 . Но в приходных кассовых ордерах, платежной или расчетно-платежной ведомости надо ставить печать (штамп) с реквизитами, подтверждающими проведение операции (п. 5.1, 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У). Именно такой штамп должен быть у кассира (п. 4.4 Указания № 3210-У). Без него некоторые налоговики считают передачу денег неподтвержденной. А защититься получается только в суде (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 08.08.2012 № А67-908/2012).
Какие именно реквизиты должны быть на штампе, Указание № 3210-У не уточняет. Но лучше, если в нем есть название компании, ИНН и КПП, текущая дата и вид операции — «Получено» или «Выдано» (см. образец).
Кстати, на зарплатных ведомостях нет места для штампа, поэтому поставить его можно где угодно, лишь бы было пустое поле на документе. Этот штамп ставят, когда по ведомости выдана вся сумма. Чтобы упростить работу кассира, можно выдать ему еще один штамп с надписью «депонировано» (см. образец). Его кассир поставит напротив фамилии сотрудника, который вовремя не пришел за зарплатой.
Как должен выглядеть штамп кассира в документах
Как выглядит штамп «депонировано» в документах
Печать в первичных документах
При поступлении товаров на склад компания составляет приходные ордера. Но эти документы можно не оформлять, если компания ставит на накладных специальный штамп (п. 49 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 28.12.1001 № 119н). Он должен содержать все реквизиты приходного ордера (см. образец).
Какой штамп заменяет приходник М-4
Копии без печатей
Компаниям стоит заверять печатью копии, которые запрашивают инспекторы. Это показал опрос всех налоговых Лениградской области. У проверяющих старые правила, несмотря на то, что ФНС разрешила не ставить печать на копиях (приказ от 08.05.2015 № ММВ-7-2/[email protected] ).
Только в МРИ ФНС № 2 согласны принять копии без печати, но лишь когда к документам прилагается письмо с пояснениями. Если пояснений нет, то печать на копиях потребуется. В МРИ ФНС по Всеволожскому району предлагают отправлять электронные документы по каналам связи, тогда печать не нужна. На бумажных копиях она необходима. Так считают остальные инспекции области.
По нашему мнению, можно сдать копии без печати, если компания от нее отказалась, и приложить письмо с объяснением. В остальных случаях безопаснее поставить штамп, хотя бы «для документов». Инспекторы на местах разрешают делать подшивки из разных документов, хотя Минфин против этого (письмо от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849). У инспекций есть особые требования к подшивкам. В МРИ ФНС по Выборгскому району просят не скреплять больше 350 листов. В МРИ ФНС по Приозерскому району принимают подшивки от 10 листов. У других инспекций ограничений нет.
Если компания сделает подшивку, то на последнем листе надо поставить подпись директора напротив надписи копии верны и печать. В МРИ ФНС № 3 инспекторы просят также ставить подпись главбуха, а в МРИ ФНС № 8 — нумеровать все листы. В МРИ ФНС № 5 рекомендуют делать опись всех копий, которые вошли в подшивку.
