Если ошибки исправить в текущее форме РСВ-1 ПФР штрафа не будет

Компанию не оштрафуют, если показать доначисленные взносы в строке 120 раздела 1 текущей формы РСВ-1 ПФР. Такой вывод содержится в письме ПФР от 20.11.14 № НП-30-26/14991.

Если компания обнаружит ошибки в ранее сданной форме РСВ-1 ПФР , то необходимо подать уточненный расчет. А чтобы избежать штрафа за занижение взносов, перед сдачей уточненки надо заплатить доначисленную разницу и пени за просрочку (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Но на практике фонды принимают уточненный РСВ-1 только до 1-го числа третьего календарного месяца, следующего за отчетным периодом (письмо ПФР от 25.06.14 № HII-30-26/795I). А если компания не успела в этот срок, то ошибки потребуется исправлять вместе со следующим расчетом. И отражать доначисленные взносы в строке 120 раздела 1 расчета с расшифровкой в разделе 4.

Фонд в комментируемом письме однозначно ответил, что при таком исправлении ошибок оснований для штрафа нет. Главное выполнить два условия. Во-первых, перед сдачей формы РСВ-1 ПФР надо доплатить доначисленные взносы, которые отражены в строке 120, а также рассчитать и перечислить пени. Во-вторых, успеть исправить ошибку необходимо до того, как ее обнаружил фонд.

В то же время, до того как компания исправит неточности, фонд может назначить проверку и сам обнаружить ошибки. Тогда не исключен и штраф. Поэтому если компания занизила взносы, то стоит доплатить их сразу, как обнаружена ошибка, а исправить отчетность можно и позже. Штраф считают только от недоимки, возникшей из-за занижения базы. А если у страхователя есть переплата, то нет и оснований для привлечения к ответственности (постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 14.02.14 № А27-5748/2013).

Как исправить ошибки в форме РСВ-1 ПФР

При сдаче РСВ-1 в электронном виде стоит ежедневно проверять сообщения в программе. По правилам в течение четырех рабочих дней фонд должен выслать отрицательный или положительный протокол (п. 7 Технологии, утв. распоряжением Правления ПФР от 11.10.07 № 190р).

Положительный протокол безопаснее распечатать и сохранить вместе с бумажным расчетом. Он может пригодиться на случай, если потом фонд обнаружит ошибки в отчете или расчет потеряется. Если никаких ошибок нет, то отчетная кампания закончена.

Компаниям, которые получили отрицательный протокол, надо исправить ошибки и успеть отправить безошибочный расчет в фонд. А если протокол положительный, но компания сама обнаружила, что ошиблась в суммах, стаже, надо успеть уточнить расчет, иначе фонд отражает сведения на лицевых счетах застрахованных.

Если пришел положительный протокол, но есть недочеты с кодом 20, фонд потребует пояснить расхождения. Компания может подготовить их и представить сразу же после сдачи отчетности. Либо дождаться, пока фонд сам направит запрос о пояснениях. Но переделывать РСВ-1 не требуется.

Частые вопросы по исправлению формы РСВ-1 ПФР

При сдаче РСВ-1 компании нередко допускают ошибки, например в Ф. И. О сотрудника и среднесписочной численности работников. Разберем самые частые ошибки и дадим рекомендации по исправлению РСВ-1.

Пять правил корректировки формы РСВ-1 ПФР

Даже при получении положительного протокола компания может обнаружить ошибку в РСВ-1, которую надо исправить. Есть пять основных правил корректировки РСВ-1. Их стоит придерживаться, чтобы фонд принял уточненный расчет.

1. Промежуточный расчет можно уточнить. Компания может в любое время сдать уточненный расчет, если нашла в нем ошибку уже после представления. Но на практике фонды принимают уточненки до 1-го числа третьего месяца, следующего за отчетным периодом (письмо ПФР от 25.06.14 № НП-30-26/7951).

При корректировке сведений за 2014 год надо заполнить раздел 6 с типом Корректирующая. Этот раздел полностью заменяет сведения исходной формы, поэтому в нем надо заполнить все данные, кроме подраздела 6.6. Сведения о корректировках надо отразить также в подразделе 2.5.2 и подразделе 6.6 раздела 6 с типом Исходная за текущий период. Сведения с разными типами (Исходная, Корректирующая) надо формировать в отдельные пачки.

2. Корректируемый период всегда предшествует отчетному. В разделе 6 расчета есть два кода отчетного периода — для исходной формы и корректируемой. Код первого — это период, в котором компания сдает исправленную форму. А второй — тот, за который компания сдала сведения с ошибкой и теперь хочет исправить. Поэтому код периода в корректирующем разделе 6 всегда должен быть более ранним, чем код в исходной форме. Например, компания вместе с отчетностью за год сдает раздел 6 с типом Корректирующая за девять месяцев 2014 года. Тогда в подразделе 6.2 раздела 6 исходной формы надо поставить код отчетного периода 0, а в подразделе 6.3 раздела 6 корректирующей формы — код 9.

3. Сведения без изменений можно не исправлять. Корректирующие сведения надо сдать только за тех сотрудников, по которым в ранее сданных отчетах допущена ошибка. По другим работникам, сведения по которым сданы без ошибок, формы можно повторно не представлять.

4. Для исправления прошлогодних ошибок надо использовать старые коды. В РСВ-1 отчетные периоды обозначают цифрами — 3 (первый квартал), 6 (полугодие), 9 (девять месяцев) и 0 (год). В 2013 году действовал другой тип кодировки — 1 (первый квартал), 2 (второй квартал), 3 (третий квартал) и 4 (четвертый квартал). При корректировке сведений за прошлые периоды в подразделе 6.3 раздела 6 надо заполнить код отчетного периода, за который компания исправляет данные. При этом поставить надо старые коды.

5. Прошлогодние взносы надо разделить на две части. Если компания, например, доначислила страховые взносы за 2010-2013 годы, их надо разбить в подразделе 6.6 раздела 6 на страховую и накопительную части и показать в двух графах — 4 и 5. А взносы, доначисленные за 2014 год, надо отразить лишь в графе 3. Ведь с этого года работодатели платят взносы только на страховую часть пенсии.

Как выбрать номер и тип корректировки

Фонд может не принять отчет, если компания перепутает номер корректировки. Тип 1 предназначен для уточнения оплаченных взносов, тип 2 — для уточнения начисленных взносов в ПФР, а тип 3 — для уточнения медицинских взносов или других сведений, которые не затрагивают сведения индивидуального учета.

Нулевые расчеты РСВ-1

Специалисты фонда часто запрашивают пояснения у компаний, которые сдают нулевые РСВ-1. Ответить можно в свободной форме в течение пяти рабочих дней (ч. 3 ст. 34 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). В письме можно так и сообщить, что компания работает недавно и директор еще не получал зарплату.

Напомним, с 2015 года у компаний будет больше времени на подготовку и сдачу расчетов в фонды. Сроки сдачи отчетности в ПФР и ФСС продлили.