Подсказки, которые помогут сдать расчет 4-ФСС

В фонде рекомендуют не округлять взносы в форме 4-ФСС

Страховые взносы надо платить в целых рублях, а начисленные суммы отражать в 4 ФСС в рублях и копейках. Из-за этого постоянно возникают разницы между начисленной и оплаченной суммой. У многих возникает вопрос, можно ли в отчетности писать начисленные взносы в целых рублях? Как нам ответили в ФСС РФ делать этого не стоит. Ведь форма расчета, которая утверждена приказом Минтруда России от 19.03.13 № 107н, требует, чтобы начисленные взносы отражали строго в рублях и копейках. Этого требует форма расчета.

Однако, если компания округлит взносы в форме 4-ФСС, то никаких штрафов не будет. Правда, при этом надо помнить: если отбросить копейки по правилам арифметики, то при округлении в меньшую сторону возникнет недоимка. Если же округлять начисленные взносы только в большую сторону, то есть опасность, что расчет 4-ФСС не пройдет контроль в фонде и его придется уточнить. Программа фонда проверяет 4-ФСС по контрольным соотношениям (приложение 3 к приказу ФСС РФ от 12.02.10 № 19). Сумму начисленных взносов в таблице 1 расчета 4 ФСС программа сравнивает с базой в таблице 3, умноженной на тариф 2,9 процента.

Таблица 10 формы 4-ФСС обязательная для всех компаний

Если в компании нет сотрудников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда, то таблицу 10 формы 4-ФСС все равно надо заполнить. С 2014 года таблица 10 стала обязательной для всех организаций (приказ Минтруда России от 11.02.14 № 94н). Даже для тех компаний, у кого не проведена ни аттестация, ни оценка. В таком случае в таблице 10 надо записать общее число рабочих мест в графе 3. А в графах 4–6 поставить прочерки (п. 2 Порядка, утв. приказом Минтруда России от 19.03.13 № 107н). Если у компании нет работников, которые должны проходить обязательные медицинские осмотры, необходимо поставить прочерки и в графах 7 и 8 таблицы 10.

В графах 3-6 таблицы 10 указываются данные об общем количестве рабочих мест, подлежащих спецоценке. Но заполнять их для надомников и дистанционных работников не нужно, поскольку в отношении этих работников специальная оценка условий труда не проводится. Сведения о численности таких работников, если они проходят медосмотры, следует вписать в графы 7-8. Такое разъяснение содержится в письме ФСС России от 24.04.14 № 17-03-14/05-4188.

Впрочем, штрафов за ошибки в таблице 10 формы 4-ФСС нет, ведь к занижению базы по взносам они не ведут. Но данные влияют на надбавки и скидки к взносам на травматизм. И неточность может привести к неверному расчету тарифа в 2015 году. А значит, ошибку безопаснее исправить и сдать уточненный расчет.

Важно. Правила расчета скидок и надбавок по взносам на травматизм изменились. Необходимые показатели для расчетов утвердил ФСС РФ постановлением от 30.05.14 № 79. Теперь уже можно рассчитать, вправе ли компания в 2015 году получить скидку по взносам на травматизм или фонд установит надбавку.

По многим видам деятельности два показателя стали ниже, а вот третий, наоборот, увеличился. Например, для строительной деятельности (код ОКВЭД 45.2) показатели составили 0,06; 1,18; 91,83 (ранее — 0,07; 1,30; 87,14). Значит, если работники из-за травмы дольше болели, но число несчастных случаев сократилось, компания может претендовать на скидку.

Суточные при однодневной командировке надо записать в расчете

Допустим, в положении о командировках предусмотрена компенсация работникам при однодневных служебных поездках. Возникает вопрос: надо ли включать эти суммы в базу по взносам в расчете 4 ФСС?

Как нам сообщили к ФСС РФ, все зависит от того, как оформлена компенсация. Если компания платит сотрудникам фиксированную сумму, и сотрудник не подтверждает расходы документами, то выплату надо включить в базу по взносам в таблицах 3 и 6 расчета 4-ФСС. Сотрудники фонда считают, что компенсация при однодневных командировках не относится к суточным. Это иные возмещаемые сотруднику расходы, связанные со служебной командировкой. И их надо подтвердить документами (п. 2 ч. 1 ст. 9 закона № 212-ФЗ). Но это требование в данном случае не выполняется (письмо ФСС РФ от 02.07.13 № 15-03-14/05–6357). Значит, выплаты облагаются взносами.

Однако судьи пришли к выводу, что компенсация за однодневные поездки не облагается взносами, а дополнительные документы, подтверждающие расходы, не нужны (определение ВАС РФ от 29.04.14 № ВАС-5275/14). Но чиновники и фонды считают иначе (письмо Минтруда России от 06.11.13 № 17–4/10/2–6751). Чтобы не спорить, некоторые компании оформляют командировку на бумаге вместо одного дня на два и выдают сотрудникам суточные за двое суток.

Пояснения к 4-ФСС за 3 квартал

После сдачи 4-ФСС за 3 квартал компания может получить требование от фонда представить расшифровку расходов на пособия. Как нам сообщили в региональных отделениях, такое возможно по двум причинам. Во-первых, если в отчетности расходы на пособия больше, чем обычно заявляет компания. Во-вторых, если сумма пособий будет равна взносам или даже перекроет их.

Составить пояснения можно в свободной форме. В них стоит написать номер и дату требования фонда, так ответ сразу попадет к сотруднику, который проводит проверку расчета. Затем надо привести табличку с реквизитами больничных листков, наименованием учреждения, датами начала и окончания больничных, фамилиями сотрудников компании и суммами возмещения. Сейчас фонд с особой тщательностью проверяет подлинность листков нетрудоспособности. Поэтому не лишним будет перечислить точные номера листков, чтобы фонд при необходимости проверил их по своей базе. Заверить пояснения надо подписью и печатью руководителя.

Пояснения о заболеваемости с 4-ФСС

После девятимесячного отчета в ФСС фонд будет запрашивать пояснения о росте заболеваемости. Удобнее всего их составить одновременно с расчетом.

Фонд сравнивает число дней нетрудоспособности в компаниях со средним показателем заболеваемости по региону. При сильных отклонениях направляют страхователю письма с просьбой проанализировать причины роста заболеваемости. Осенью такие запросы может получить любая компания, если сотрудники начинают чаще болеть. Пояснения можно составить в произвольном виде.

Отправлять пояснения надо только в ответ на запрос из ФСС, но, если сотрудники компании находились на длительном больничном, проще подготовить пояснения вместе с отчетностью. Иначе потом надо будет снова поднимать расчет и листки нетрудоспособности.

В самих пояснениях надо написать дату запроса ФСС и точный номер. Иначе документ может затеряться. В ответе не надо вдаваться в медицинские термины. Достаточно сослаться, например, на случай длительной нетрудоспособности. Стоит также добавить, что в штате компании нет врачей, которые могли бы проанализировать причины роста заболеваемости.

Если больничные (особенно в связи с декретом) одновременно взяли многие работники, фонд может заподозрить, что компания хочет незаконно получить средства из ФСС. Поэтому в пояснениях стоит привести все листки нетрудоспособности. Так фонд проверит информацию по своей базе и убедится, что компания не платит пособия по липовым бюллетеням. Копии больничных можно приложить к ответу.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое