Электронные больничные: правила перехода и работы
В2018 году в связи с тем, что каждый год фонд социального страхования обрабатывает огромное количество листов нетрудоспособности, было принято решение о переходе с бумажных листков на электронные больничные . Это необходимо для более доступного страхового обеспечения и экономии времени специалистов фонда, работодателей и работников.
Система электронных больничных заработала с 1 июля 2018 года. Соответствующие поправки внесены в Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Расскажем подробно, что изменилось, как перейти на виртуальные листки нетрудоспособности и работать с ними.
Электронные больничные: плюсы и минусы
С внедрением виртуальных листков процесс расчета и возмещения пособий для фонда, работодателей и работников упрощается. Пациент, который обращается в медучреждение, только открывает и закрывает лист нетрудоспособности, о чем сразу же узнают и работодатель, и фонд. При выписке работник получает номер электронного больничного и сообщает его работодателю. Последний получает сведения в личном кабинете ФСС и передает сведения для начисления пособия фонду.
Плюсы очевидны: исключаются ошибки в заполнении листка, необходимость переоформления, хранения бланков и их восстановления в случае утери. Также исключаются ошибки в расчете больничного листа в 2018 году. И практически исключается возможность подделки листков.
Напомним, специалисты фондов на местах снимают расходы на пособия из-за незначительных недочетов в больничных листах.
Как правило, перед началом сезона отпусков учащаются случаи покупки листа нетрудоспособности ради дополнительных дней отдыха. Для работника обман может обернуться уголовным делом. Чтобы не оплатить поддельный больничный, работодателям приходится проверять все листки — по водяным знакам, цвету и шрифту бланка. И если листок вызывает подозрения, то приходится проверять его номер по базе ФСС на fss.ru в разделе «Недействительные бланки листков нетрудоспособности». С электронными листами этого можно избежать.
Полностью бумажные листы не отменят, виртуальные пока являются дополнением к бумажному, надежная альтернатива.
Плюсы и минусы электронных больничных листов
1. Оперативное получение сведений об открытии и закрытии больничных;
2. Отсутствие необходимости проверки листа на подлинность и ошибки;
3. Упрощенный порядок передачи сведений в фонд для начисления пособия;
4. Отсутствие сложных расчетов выплат по больничным, расчеты по выплатам пособий можно проверять с помощью специальногопрограммного калькулятора;
5. Исключение риска утраты листов;
6. Отсутствие необходимости обеспечения хранения листков,ведения архива и связанных с этим затрат.
1. Упрощение порядка получения листа нетруспособности;
2. Экономия личного времени;
3. Исключение необходимости проверки документов и повторного обращения в медучреждение для переоформления листа.
4. Исключение задержки выплаты пособий.
1. Оперативное получение достоверных данных для начисления пособий.
2. Отсутствие необходимости запроса и проверки сведений у работодателя.
При наличии единой информационной базы ни врачам, ни пациентам не потребуется каждый раз заново вводить одни и те же данные о владельце листа нетрудоспособности.
1. Исключение задержки расчетов и выплат по больничным;
2. Освоение и подключение новой электронной системы, применение цифровой подписи.
3. Технические сложности, возможные сбои в системе и вытекающие последствия.
1. Исключение подделки и покупки больничного листа.
2. Задержка выплат при сбое или ошибке в системе
1. Освоение и подключение новой электронной системы, применение цифровой подписи;
2. Возможные сбои в системе и вытекающие последствия;
3. Исключение задержки расчетов и выплат по больничным.
Электронные больничные листы в 2018 году: как это будет работать
Согласно принятым поправкам в пункт 5 статьи 13 закона № 255-ФЗ, пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам назначаются и выплачиваются на основании бумажного листа нетрудоспособности или электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью медицинского работника и организации.
Новым порядком предусмотрено, что врач может оформить электронный больничный лист, если:
- Пациент дает письменное согласие на это;
- Медучреждение и работодатель участвуют в специальной системе выдачи листка нетрудоспособности в электронной форме.
Работник вправе обратиться в медучреждение, где по окончании лечения ему выдадут лист нетрудоспособности, оформленный с его согласия в электронной форме. При этом он получит только номер документа, который надо передать работодателю. Организация и фонд при этом получат все необходимые сведения для расчета и возмещения пособий через специальную электронную систему.
Электронные больничные: схема документооборота
Электронные больничные листы в 2018 году для работодателей
Присоединиться к проекту виртуальных листков нетрудоспособности может любая компания, в том числе малая или средняя. Нужно заключить с филиалом фонда соглашение об информационном взаимодействии. Понадобится усиленная электронная подпись, также нужно доработать программное обеспечение.
Кроме того, необходимо изменить бухгалтерскую учетную политику. В ней надо предусмотреть, что компания принимает электронные больничные листы наравне с бумажными.
Чтобы работать с электронными листками, компании потребуется личный кабинет на cabinets.fss.ru. Чтобы открыть кабинет, надо зарегистрировать организацию на сайте gosuslugi.ru.
Тестовую версию личного кабинета фонд запустил еще в апреле. Сервис уже работает. Через него компании будут обмениваться сведениями с ФСС. Работник также сможет посмотреть свой лист нетрудоспособности в кабинете ФСС.
Работодатель вправе не открывать личный кабинет и не подключаться к электронному обмену больничными. Работники такой организации смогут получить только бумажные листки. Если клиника и работодатель участвуют в электронном обмене, сотрудник сможет решить, какой брать бюллетень.
Если сотрудник выбирает виртуальный листок, то должен дать врачам письменное согласие.
Новые больничные удобнее для компании, чем бумажные. Его проще заполнять, так как не нужно следить за цветом чернил, размером букв, расположением печати. Фонд не снимет расходы по больничному, потому что он выцвел и стал нечитаемым. Кроме того, бухгалтеры избавятся от необходимости вычислять подделки.
Стартовала система электронных больничных с 1 июля 2018 года. До этой даты пилотный проект «Электронный листок нетрудоспособности» проходил в нескольких регионах России — в Астраханской, Белгородской областях, Москве и Крыму.
С 1 июля 2018 года к проекту присоединились другие регионы России. Но пока немногие компании начали принимать новые больничные. Так, в Ленинградской области к системе подключились 57 страхователей, в Красноярском крае — 11. Подмосковный ФСС приглашает присоединиться к электронному обмену электронными. В области уже есть клиники, которые оформляют такие листы.
Чтобы подготовить работодателей к новым правилам, сотрудники региональных отделений фонда обзванивают крупных страхователей и рассказывают им о преимуществах электронного листка. Новости публикуются на сайтах филиалов фонда и на стендах.
В отделениях ФСС «УНП» рассказали, что даже составили графики перехода компаний на новые листки. Например, в Санкт-Петербурге пообещали подключить все клиники и пригласить всех страхователей к электронному обмену к 1 января 2018 года.
В Красноярске распланировали даты перехода для каждой компании, но не возражают, если страхователи присоединятся раньше.
График ни к чему не обязывает страхователей. Это подтвердили во всех отделениях ФСС, которые мы опросили. Компании вправе работать с той версией больничного, которая им удобнее. Из закона не следует, что все страхователи должны подключиться к электронному обмену.
Даже если филиал ФСС настаивает на новых больничных, можно не реагировать. Вряд ли фонд откажется возмещать пособия — это незаконно. Если же вдруг такое случится, можно подать жалобу в отделение ФСС.
Медорганизации, как и компании, сами решают, выдавать ли им электронные больничные. Если клиника уже работает с виртуальным листком, то врач узнает у пациента, какой листок ему выдать.
Если работник взял электронный больничный, а компания еще не может его принять, понадобится переделать листок на бумажный. Поэтому стоит предупредить сотрудников, какие больничные можно брать.
Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое
