Правила заполнения путевых листов в 2018 году

Порядок заполнения путевых листов в прошлом году меняли дважды. Обязательных реквизитов в документе стало больше: теперь надо указывать сведения о предрейсовом контроле состояния транспорта и ОГРН. Расскажем подробно о правилах заполнения путевых листов в 2018 году и приведем образец.

Правила заполнения путевого листа в 2018 году: изменения

Обязательных реквизитов в путевых листах стало больше. В прошлом году Минтранс дважды менял правила заполнения первички.

Сведения о предрейсовом контроле . Изменения в порядок заполнения путевых листов Минтранс сначала внес приказом от 18.01.17 № 17. В путевых листах теперь должны быть сведения о предрейсовом контроле состояния автомобилей. Этого требуют правила безопасности (п. 29 приказа Минтранса России от 15.01.2014 № 7).

Предрейсовый осмотр проводит контролер, который аттестован в транспортной инспекции (п. 14.3 приказа Минтранса от 28.09.2015 № 287). Например, это может быть водитель или мастер. Если в штате нет такого сотрудника, отметку проставьте за плату в сервисном центре. Если с машиной все в порядке, в листе контролер запишет: «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» , свою подпись и фамилию. Если есть неисправность, то ничего ставить не надо.

Из приказа № 17 было не ясно, кто обязан соблюдать новое требование — все компании или только транспортные организации. Этот вопрос мы уточнили у специалистов Минтранса. Там считают, что предрейсовый контроль обязателен для всех, даже если на служебной машине ездит директор на встречу с контрагентом.

Позднее приказом от 07.11.17 № 476 Минтранс уточнил, что в путевом листе обязательна отметка о техническом состоянии. Теперь в приказе сказано, что ставить ее должны компании, которые проводят предрейсовый контроль по требованиям закона. Из-за этого некоторые коллеги решили, что отметка обязательна только для организаций, которые перевозят пассажиров и грузы.

На самом деле проводить предрейсовые осмотры обязаны все компании, которые эксплуатируют автомобили. Не имеет значения, перевозит компания грузы или директор ездит на служебном автомобиле на встречи с контрагентами. Ведь поддержка технического состояния — это требование к безопасности дорожного движения (п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Так считают в Минтрансе.

В то же время ставить отметку компании теперь будут реже. Делать это нужно, только когда автомобиль выезжает с основного места стоянки. Раньше ставить отметку нужно было, когда машина выезжает и возвращается к месту стоянки (п. 29 Правил, утв. приказом Минтранса России от 15.01.2014 № 7).

Отметку о техническом контроле машины вправе ставить любой сотрудник компании. Например, водитель или мастер. При этом отдельную ставку для контролера вводить в штат не надо. Достаточно, чтобы сотрудника аттестовала транспортная инспекция (п. 14.3 приказа Минтранса России от 28.09.2015 № 287).

Отметка о предрейсовом техосмотре в путевом листе. Образец

Без отметки в путевом листе водитель выезжать на маршрут не вправе (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса России от 06.04.17 № 141). Контролеры могут оштрафовать компанию на 30 тыс. рублей, водителя — на 5 тыс. рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Также компании, которые отказались от печати, могут не ставить печать на путевых листах. Изменения утвердил приказ Минтранса от 18.01.17 № 17.

ОГРН . С 15 декабря 2018 года среди прочих обязательных реквизитов в путевом листе должен быть еще один — ОГРН. По новым правилам ОГРН надо внести в сведения о собственнике автомобиля. Теперь в бланки нужно включить ОГРН компании, чтобы ее могли идентифицировать контролеры. Раньше вносили в лист только название компании, организационную форму, адрес и номер телефона. Это и другие изменения в порядок оформления путевых листов внес Минтранс приказом от 07.11.17 № 476.

ОГРН в путевом листе. Образец

Специалисты Минтранса поясняют, что ОГРН нужен, чтобы идентифицировать компанию. Например, когда контролеры штрафуют за нарушения. Иначе сложно вычислить компанию только по адресу, если там зарегистрировались сразу несколько организаций.

Правила заполнения путевого листа в 2018 году: образец

Компании и ИП должны оформлять путевые листы на каждое транспортное средство, которое используется для перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Лист оформляют на один день или срок не более одного месяца. А если транспорт используют посменно несколько водителей, то можно оформлять несколько документов раздельно на каждого водителя.

В наименовании путевого листа следует указать тип транспортного средства, на которое он оформляется. Номер указывается в заголовке в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем системой нумерации.

Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на стоянку проставляют уполномоченные лица, назначаемые руководителем организации или ИП, и заверяют их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий.

ИП ставит даты, время и показания одометра при выезде транспорта с постоянной стоянки и его заезде на стоянку, если совмещает обязанности водителя.

Если на одно транспортное средство оформлены нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя, дата, время и показания одометра при выезде транспорта с постоянной стоянки проставляются в листе водителя, который первым выезжает со стоянки. А дата, время и показания одометра при заезде на стоянку — в листе водителя, который последним заезжает на стоянку.

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр, заверяя его штампом и подписью с указанием Ф. И. О.

Дату и время проведения предрейсового контроля техсостояния транспорта указывает соответствующий контролер и заверяет его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Владельцы транспортных средств обязаны регистрировать путевые листы в журнале регистрации и хранить их не менее 5 лет.

Образец заполнения путевого листа 2018

Скачать образец заполнения заполнения путевого листа 2018

Обязательные реквизиты путевого листа 2018

Компании сами решают, по какой форме составлять путевые листы. Можно использовать свой бланк либо унифицированную форму (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Но и в том и другом случае в путевых листах должны быть все обязательные реквизиты. Они есть в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152 (см.таблицу ниже).

Обязательные реквизиты путевого листа 2018

Для компании — название, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона;

для ИП — Ф. И. О., почтовый адрес, номер телефона.

— Тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства. Если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

— Государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

— Показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

— Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Сведения о водителе

— Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.

В путевом листе могут быть размещены дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа.

Безопаснее составлять путевые листы, если работники ездят на своих автомобилях по делам компании. Иначе есть риск, что фонды или налоговики потребуют взносы с компенсации за личные машины работников. По мнению ревизоров, без путевых листов нельзя доказать, что компания использовала автомобиль в деятельности. Значит, работник получил оплату за труд, а не компенсацию за использование личного транспорта.

Инспекторы снимают расходы, если компания неверно заполнила путевые листы. Но чаще ревизоры доначисляют налог не из-за ошибок, а из-за подозрительных реквизитов. Мы выяснили, на что обращают инспекторы внимание на проверках

Инспекторы проверяют в путевом листе каждый реквизит, а их в документе больше 20. Есть пять ловушек, в которые чаще всего попадаются компании. Мы их показали на образце (см. ниже).

1. В описании маршрута нет названия контрагента. Налоговики требуют, чтобы в путевом листе компания писала маршрут поездки с названием улицы, номером дома и даже наименованием контрагента. Если таких данных нет, считают перевозку фиктивной и снимают расходы.

Как избежать проблем. Пишите в листе подробный маршрут. Правда, иногда это невозможно. Например, если водитель едет в поле или лес, где нет точного адреса. Тогда компании пишут название ближайшего населенного пункта. Но можно сделать отметку о том, что сотрудник будет работать в поле, и записать координаты — широту и долготу. Координаты можно получить с помощью навигатора. Если это не убедит инспекторов, защитить расходы получится в суде (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016).

2. Работник каждый день ездит в одни и те же места. Инспекторов насторожит маршрут поездки, если он повторяется изо дня в день. Особенно если на автомобиле ездит руководитель. Налоговики проверят, что находится по адресам, которые записаны в документах. Если ревизоры решат, что сотрудник ездил в личных целях, то снимут расходы.

Как избежать проблем. Подготовьте документы, которые подтвердят, что директор ездил по делам компании. Проблем не будет, если по адресам находятся подразделения, филиалы организации или контрагенты. Если директор ездит к потенциальным клиентам, безопаснее собрать бумаги о предстоящем сотрудничестве: переписка, предварительные договоры и др.

3. Директор ездит на машине по выходным. Инспекторы решат, что директор использовал автомобиль в личных целях, если в путевом листе записаны поездки в выходной. Если компания не докажет обратное, снимут расходы.

Как избежать проблем. Директор может ездить в выходной по делам компании. Но тогда в эти дни надо поставить в табеле учета выход на работу. Кроме того, нужны документы, которые подтвердят, что работа в выходной была необходима.

4. В путевом листе расход больше, чем вмещается в бак. В длительных поездках водитель может израсходовать бензина больше, чем вмещается в бак. Если он заправлялся несколько раз, то должно быть несколько чеков. Налоговики проверяют эти документы. Если в одном чеке больше топлива, чем могло вместиться в бак, налоговики считают, что расходы завышены, и снимают разницу.

Как избежать проблем. Проверяйте расход топлива в путевых листах и сравнивайте его с объемом бака. Размер бака можно посмотреть в инструкции к автомобилю или на сайте производителя. Если работник израсходовал больше, чем вмещается в бак, изучите чеки. Если чек всего один, уточните у работника, почему он купил больше бензина, чем вмещается в бак. Возможно, он заливал бензин в канистру. Тогда возьмите у работника объяснительную. Документ оправдает расходы перед налоговиками.

5. Скоропортящиеся продукты везли на обычной машине. Инспекторы проверят, какой автомобиль компания использовала для перевозки. Некоторые товары требуют особых условий. Например, мясо, рыбу, овощи и фрукты можно перевозить только в рефрижераторах. Если компания использовала обычный автомобиль, налоговики считают перевозку фиктивной.

Как избежать проблем. Летом безопаснее использовать специальные машины, даже если склад находится в нескольких метрах. Иначе потребуется доказывать, что поставка реальна. Например, факт погрузки-разгрузки можно подтвердить видео с камер наблюдения, фотографиями товаров, транспортными накладными и т. п. (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.02.2011 № А21-13459/2009).

Если при перевозке в обычной машине товары испортились, то списать расходы можно только в пределах норм естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).