Как оформить командировку: инструкции, рекомендации, видео

Главное, о чем важно помнить, — оформить командировку можно только для работников, с которыми заключен трудовой договор, в том числе для совместителей, надомников, иностранцев. В случае с гражданско-правовым договором командировки не оформляются.

Документы для командировки

Чтобы оформить командировку, можно использовать как унифицированные формы, так и самостоятельно разработанные бланки. Причем важно не только наличие самих документов, но и порядок их составления. Подробнее об этом рассказывает Иван Шкловец , заместитель руководителя Роструда.

Перечень документов для командировки одинаков для всех работников, в том числе и при направлении в служебную поездку руководителя организации.

Итак, перед поездкой надо подготовить:

• служебное задание для направления работника в командировку и отчет о его выполнении. При этом Краткий отчет о выполнении задания работник заполняет только после возвращения из командировки;
• приказ руководителя о направлении работника в командировку ;
• командировочное удостоверение . При направлении работника в загранкомандировку удостоверение оформлять не нужно (п. 7, 15 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Образцы заполнения командировочных документов вы найдете в сервисе Ваш кадровый секретарь gt; Командировки.

После поездки необходимо завершить оформление следующих документов:

• командировочное удостоверение ;
• отчет о выполненной в командировке работе (оборотная сторона служебного задания);
• авансовый отчет (сдается в течение трех дней после поездки вместе с документами, подтверждающими командировочные расходы, — билетами на проезд, счетами гостиниц и пр.).

Ошибки в командировочных документах и последствия

Страховые взносы

Если компания допустила ошибки в оформлении документов для командировки, например не подготовила командировочное удостоверение либо авансовый отчет составлен с нарушением, необходимо начислить взносы с суточных и других выплат за служебную поездку (письмо Минтруда России от 07.10.13 № 17-4/1647).

После возвращения из служебной поездки сотрудник должен подать авансовый отчет и приложить к нему командировочное удостоверение (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749). Тогда суточные и другие командировочные расходы освобождены от взносов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

Фонды на местах считают, что без удостоверения со всех командировочных надо начислить взносы. В комментируемом письме Минтруд подтвердил позицию фондов. Чиновники напомнили, что удостоверение обязательно для любых служебных поездок, кроме зарубежных (п. 7 Положения № 749). Если документа нет, то компания не может подтвердить, что сотрудник ездил по делам. А значит, все выплаты облагаются взносами.

С этим, конечно, можно поспорить. Доказать, что сотрудник находился в командировке, можно не только удостоверением, но и иными документами — приказом, служебным заданием и т. д. Так уже давно считает Минфин (письмо от 16.08.11 № 03-03-06/3/7). А суммы расходов компания подтверждает билетом и другой первичкой. Но, чтобы не спорить с фондами, безопаснее составить удостоверение.

Из комментируемого письма также следует, что командировочные облагаются взносами, если к авансовому отчету работник не приложил чеки и другие подтверждающие документы. По логике чиновников, любые расходы без документов — это иные выплаты в пользу работника и от взносов они не освобождены. Аналогичную позицию высказал Президиум ВАС РФ в отношении НДФЛ. Без первички подотчетные средства признаются экономической выгодой работника и облагаются НДФЛ (постановление от 05.03.13 № 14376/12).

Если первички не будет совсем, то доказать, что командировочные освобождены от взносов, будет проблематично. Поэтому безопаснее восстановить хотя бы часть бумаг. Например, получить справку от авиакомпании, что сотрудник летал в другой город, запросить в отеле копию квитанции и т. д. Так компания сможет документами подтвердить сам факт поездки. И это можно использовать как аргумент в пользу того, что все командировочные не облагаются взносами. Правда, не исключено, что эту позицию получится защитить только в суде.

Что касается самого авансового отчета, безопаснее его составлять после каждой поездки. Но оформить отчет можно и позже срока. Формально на составление документа у работника есть три рабочих дня после возвращения из поездки. Но, если нарушить срок, это некритично и взносы можно не платить. С этим, как мы выяснили, согласны и в фондах.

Судьи считают, что с суточных не надо удерживать НДФЛ, даже если сотрудник потерял все командировочные документы. К такому выводу недавно пришел суд (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013).

На проверке инспекторы потребовали НДФЛ с суточных, потому что сотрудник во время поездки потерял командировочное удостоверение, служебное задание и все другие подтверждающие документы. Судьи же обратили внимание, что, несмотря на потерю документов, работодатель, признал служебное задание выполненным. Приказ о командировке и табель учета рабочего времени доказывали, что работник действительно ездил по поручению компании. А единственные командировочные выплаты, которые получил сотрудник, были суточные. Поэтому суд отменил доначисления по НДФЛ.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое