Алгоритм, который поможет вычислить недобросовестных сотрудников
Выявить основные причины и способы мошенничества можно обычно только в ходе служебного расследования. Обнаружить нечистых на руку работников поможет проверенный алгоритм действий.
Шаг № 1: в ыявить мошенничество работника
Для начала надо определить перечень признаков необычного поведения сотрудника. Это отправная точка для расследования. Все основные признаки мы привели в материале внизу. Составить список нужно исходя из специфики своей деятельности.
На практике компании выявляют мошеннические схемы там, где есть совокупность сигналов. Например, сотрудник противится переводу на новую должность, позволяет себе дорогостоящие отпуска, не соответствующие его доходам, при внутренних проверках затягивает представление требуемых документов и пишет руководству служебные записки с жалобами на некомпетентность внутренних аудиторов.
Затем надо определить перечень подозрительных операций. Эту работу можно поручить сотрудникам финансовой службы. Им надо выявить аномалии, тенденции и показатели риска.
Шаг № 2: с оздать комиссию для расследования
Когда есть подозрения в мошенничестве работника, надо сформировать комиссию и провести служебное расследование. Для этого достаточно приказа руководителя компании. В нем стоит прописать сроки расследования, а также ответственных сотрудников.
В зависимости от специфики мошенничества в состав комиссии могут входить сотрудники разных подразделений компании. Например, руководство, главный бухгалтер или его заместитель, представители отдела внутреннего аудита, юридического департамента, служб по работе с персоналом, безопасности и отдела информационных технологий.
Шаг № 3: п ровести служебное расследование
Расследование, как правило, включает в себя следующие действия. Во-первых, необходимо провести интервью с потенциальным виновником, свидетелями, другими вовлеченными сотрудниками и получить письменные объяснения. Во-вторых, требуется собрать доказательства факта мошенничества работника. Обычно это первичные документы, договоры и другие документы по сделке. В-третьих, это анализ политики компании и бизнес-процессов, а также системный анализ полученных данных.
Затем комиссии надо подготовить отчет с результатами расследования и план корректирующих мероприятий.
Например, поправки в должностные инструкции, регламенты и правила работы. Их нужно согласовать с ответственными подразделениями и определить сроки исполнения. А результаты расследования представить руководству и аудиторскому комитету компании.
Шаг № 4: о тразить результаты в единой базе
Стоит создать единую базу и включить в нее все мероприятия по профилактике, выявлению и устранению внутреннего мошенничества. Следует назначить ответственных сотрудников, которые будут отвечать за реализацию и контроль мер. Например, уточнение должностных инструкций, разработку регламента работы с конфиденциальными данными и пр.
Шаг № 5: с корректировать работу
Мошенничество легче предотвратить, чем выявить. Самые популярные способы мошенничества работников, а также меры по их предупреждению мы перечислили здесь. Компании стоит проверить, какие бизнес-процессы могут дать повод для внутреннего мошенничества, и внести изменения в работу. Например, ограничить полномочия сотрудников, ввести дополнительный контроль при оформлении сделок и первички.
Пять признаков мошенничества работника
Несопоставимые доходы и расходы
Стоит присмотреться к сотруднику, чьи расходы явно несопоставимы с уровнем его доходов. Одежда, аксессуары, машины, квартиры, дома, места отдыха, увлечения mdash; все это индикаторы, на которые имеет смысл обратить внимание в первую очередь. Если сотрудник живет не по средствам, есть большая вероятность, что официальный заработок не единственный его доход, и недобросовестному сотруднику есть, что скрывать.
Безопаснее серьезно относиться к информации, что у сотрудника финансовые проблемы. Получить ее можно как от самого работника, так и его коллег. Такой показатель, как большое число кредитов, тоже сигнал о возможных финансовых трудностях. Когда сотруднику не хватает средств, есть риск, что это может натолкнуть его на поиски неофициального заработка, в том числе в ущерб интересам компании. То, что недобросовестный сотрудник действует против интересов компании из-за сложной ситуации, отнюдь его не оправдывает.
Стоит проверять характер отношений сотрудника с поставщиками и заказчиками. Особые отношения с контрагентами mdash; повод проверить сделки на предмет откатов и взяток. Должна насторожить разбивка крупных контрактов на мелкие, чтобы избежать их согласования, невыставление штрафов при нарушении условий договора, срочность заключения сделки, а также подписание контракта уже после поставки.
По опыту коллег, необычные поступки сотрудников нередко свидетельствуют о мошенничестве. Например, отказ от новой должности, просмотр информации, которая не связана с должностными обязанностями сотрудника, постоянные задержки на работе и нежелание передавать часть своих задач коллегам. К ним также можно отнести длительную работу без отпусков, жалобы на руководство и низкую зарплату и др.
Внутреннему аудитору стоит провести более тщательную проверку, если сотрудник создает препятствия для проведения аудита. Давление, компрометация, предложение аудитору взяток, задержки в представлении документов, представление ложной информации, невыполнение плана мероприятий без видимых причин, внезапное увольнение ключевых сотрудников mdash; повод заподозрить, что работник нечист на руку.
Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое
