Командировки ; неотъемлемая часть деятельности компаний. Особенности направления работников в служебные командировки регулирует трудовое законодательство (ст. 167 ТК РФ). Оно гарантирует сохранение за работником среднего заработка на время служебной поездки и компенсацию расходов за этот период.
Кроме компенсации расходов на проживание и проезд за каждый день нахождения в командировке сотруднику полагаются суточные, рассчитанные на покрытие расходов в поездке по службе.
Бухгалтерская справка по расчету суточных в 2018 году (образец)
Законодательство не ограничивает размер выплат в виде суточных работникам. Компания в соответствии с внутренними правилами и особенностями командировок может установить норматив на свое усмотрение, закрепив суммы в положении о командировках в 2018 году и учетной политике.
Однако с 1 января 2018 года статья 422 НК РФ дополнена пунктом 2, из которого следует, что суточные теперь освобождены от страховых взносов в том же размере, что и при расчете НДФЛ. Это изменение по суточным в 2018 году внесено Федеральным законом от 03.07.2016 № 243-ФЗ.
Теперь установлена норма в пределах которой, суточные не облагаются страховыми взносами:
- 700 рублей ; для командировок по РФ;
- 2500 рублей ; за пределами РФ.
Раньше суточные были освобождены от взносов в любом размере, который компания установила в своем положении. Теперь появятся дополнительные платежи: командировочные расходы организаций в 2018 году увеличатся из-за необходимости начисления страховых взносов на сверхлимитные суммы.
Размер суточных в 2018 году: командировочные расходы
Суточные ; это расходы работника, связанные с выполнением служебных обязанностей. И компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки. Только размер суточных при командировках в 2018 году необходимо зафиксировать во внутреннем документе. Например, в положении о командировках.
Еще раз отметим, в законодательстве нет ограничений на размер суточных и их пересмотр, например в разное время года. Если сотрудники часто ездят в командировки по стране и за рубеж, а стоимость проживания и питания меняется в зависимости от сезона, можно пересмотреть размер суточных, издав отдельный приказ.
Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ):
- суточные по России (2017 год) ; 700 рублей.
- суточные при поездках за границу ; 2500 рублей.
Если, например, компания установит суточные в сумме 1200 рублей по России, то с 500 рублей придется удержать и перечислить налог и взносы. Подробнее об этом читайте дальше.
Бухгалтерия выдает суточные из кассы или перечисляет на расчетный счет сотрудника за день до начала командировки. НДФЛ с суточных сверх нормы в 2018 году в день выплаты не удерживают, налог можно удержать при выплате зарплаты за месяц, когда уже авансовый отчет будет утвержден.
Окончательный расчет по суточным и другим командировочным расходам надо провести в течение трех дней после окончания командировки.
Суточные не выплачиваются сотрудникам, чья работа осуществляется в пути (вне офиса) и связана с разъездным характером работ (ст. 168 ТК РФ), так как данная деятельность не признается командировкой.
Основанием для выплаты суточных в 2018 году является приказ о направлении работника в командировку (Т-9 или своя форма приказа). Суточные выдают исходя из количества дней поездки.
Бухгалтерская справка по расчету суточных в 2018 году (образец)
Читайте на эту тему:
НДФЛ с суточных сверх нормы
Суммы суточных, превышающие 700 рублей в день, облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письма ФНС от 15.03.2016 № ОА-4-17/[email#160;protected], Минфина от 21.01.2016 № 03-04-06/2002).
Налог надо исчислить на последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). А удержать -с ближайшей денежной выплаты. Например, с зарплаты.
От НДФЛ освобождены суточные в размере 2500 рублей за каждый день заграничной командировки. С выплат сверх лимита нужно удержать налог.
Размер суточных для расчета НДФЛ надо определить только один раз ; на дату выдачи денег, если суточные выражены в валюте, а компания выдает их в рублях. Пересчитывать суточные по курсу ЦБ на последний день месяца не требуется (письмо Минфина от 09.02.2016 № 03-04-06/6531).
Датой получения дохода в виде суточных считается последний день месяца, в котором компания утвердила авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). По курсу именно на эту дату надо пересчитать суточные, выданные в валюте. Если расходы в день по заграничным поездкам превышают лимит, то разница облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Как определить доходы, если в положении о командировках компания записала размер суточных в валюте, но выдает деньги в рублях? Надо ли пересчитывать суточные по курсу ЦБ РФ на последний день месяца? В своем письме Минфин сделал вывод, что пересчитывать ничего не надо. Работник изначально получил деньги в рублях, и именно из этой суммы компания определит, возник ли у сотрудника облагаемый доход.
Сотрудник направлен в командировку с 6 по 10 февраля2018 г. в г. Иваново. В положении о командировках установлены суточные в размере 1700 руб. для поездок по России. Количество дней командировки ; 5. Сумма командировочных ; 8500 руб. (1700 х 5).
Сумма, не облагаемая НДФЛ, ; 3500 руб. (700 х 5).
Сумма сверх нормы, с которой надо начислить взносы и НДФЛ, ; 5000 руб. (8500 ; 3500). Сумма взносов к уплате (22% ПФР и 8% мед. страхование) ; 1500 руб. (5000 х 30%). Сумма НДФЛ, которую надо удержать у работника при ближайшем начислении зарплаты, ; 650 руб. (5000 х 13%).
Сотрудник был в загранкомандировке 9 дней ; с 11 по 19 февраля. Суточные за 8 дней ; 50 евро за каждый день, за день возвращения в Россию ; 700 руб.
Суточные в 2018 году в расходах по налогу на прибыль
Работодатель должен возместить командированному сотруднику расходы на проезд, наем жилья, суточные и другие расходы (ст. 168 НК РФ). Все эти расходы, в том числе суточные, учитывают на основании утвержденного авансового отчета (письмо Минфина России от 11.12.2015 № 03-03-06/2/72711).
В расходы спишите суточные в той же сумме, в которой выдали их работнику. Если компания выдавала деньги перед поездкой, расходы, выраженные в валюте, определяют по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ). Пересчитывать суточные по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета не надо.
С 1 января 2018 года суточные сверх лимита облагаются не только НДФЛ, но и страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ). Данное изменение не касается взносов на травматизм ; в закон о страховании от несчастных случаев изменения не внесли (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ в ред. от 01.01.17).
Например, если сумма суточных ; 1750 рублей, на разницу 1050 рублей (1750 ; 700) надо начислять страховые взносы в ПФР (22%), медицинские взносы (8%), удержать НДФЛ 13% с работника 136 рублей (1050 х 13%). А взносы на травматизм начислять не нужно. Однако в данной ситуации возникает разница между базой для страховых взносов и травматизмом.
Если компания стремится выравнять базы по начислению взносов и избежать разниц в учете, стоит установить лимиты в 700 рублей по России и 2500 ; для заграничных командировок, регламентированные НК РФ.
Суточные при однодневных командировках в 2018 году
За однодневную поездку суточные работнику не положены (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Сотрудник командирован на один день в другой город. По возвращении в бухгалтерию представлены билеты и чеки на сумму 5000 руб. (расходы на проезд и питание).
Суточные за однодневную командировку сотруднику не выплачиваются. Но по приказу руководителя сотруднику компенсируется стоимость проезда и питания в сумме 5000 руб. (ст. 168 ТК РФ). Данная компенсация учитывается в прочих расходах по налогу на прибыль, страховыми взносами и НДФЛ не облагается. Выплаты освобождены от налогов и взносов, если сотрудник принес правильно оформленные документы (письма Минфина России от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918, Минтруда России от 13.05.2016 № 17-3/ООГ-764).
Если компания увеличила командировку до двух дней, то надо оплатить суточные за оба дня.
Если сотрудник возвращается из командировки в выходной или праздничный день, то работа в праздники оплачивается в двойном размере. Сумму надо рассчитать из оклада сотрудника, а не из среднего заработка (письмо Минтруда России от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).
Компания отправила сотрудника в однодневную командировку 30 декабря 2016 года. Сотрудник задержался до 31 декабря. Расчетный период ; с 01.12.15 по 30.11.16. Число рабочих дней в расчетном периоде ; 247. Доход сотрудника за это время ; 400 тыс. руб. Месячный оклад ; 30 тыс. руб.
С 2018 года в НК РФ установлен лимит по суточным, которые освобождены от страховых взносов, стало невыгодно платить суточные сверх нормы. Если компания хочет уменьшить размер суточных, надо обновить положение о командировках. Для этого следует внести изменения приказом руководителя. Образец приказа смотрите ниже.
О снижении командировочных не нужно сообщать сотрудникам за два месяца. Ведь условия труда не меняются.
Приказ о внесении изменений по суточным в 2018 году в положение о командировках
Образец приказа о внесении изменений в положение о командировках
Общество с ограниченной ответственностью Компания
ИНН/КПП 7701025478/ 770101001
127138, г. Москва, ул. Басманная, д. 25
9 января 2018 года
о внесении изменений в положение о командировках
1. Внести в Положение о командировках ООО Компания, утвержденное приказом от 20.01.2015 № 20, следующие изменения:
Пункт 5.3 изложить в следующей редакции:
5.3.1. Командированному работнику выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в дороге. Сумма превышения суточных по сравнению с нормой, установленной в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса, облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).
5.3.2 За каждый день нахождения в командировке по России компания выплачивает суточные:
; генеральному директору и руководителям отделов ; 1800 рублей;
; остальным сотрудникам ; 700 рублей.
5.3.3. За каждый день нахождения в командировке за границей компания выплачивает суточные:
; генеральному директору и руководителям отделов ; 4000 рублей;
; остальным сотрудникам ; 2500 рублей.
5.3.4. При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
2. Руководителю отдела кадров Сергеевой С.С. ознакомить всех сотрудников ООО Компания с настоящим приказом.
3. Главному бухгалтеру ООО Компания Серовой А.В. принять настоящий приказ к исполнению.
4. Настоящий приказ вступает в силу на дату подписания. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Астахов И.И. Астахов
Главный бухгалтер Серова А.В. Серова
Руководитель отдела кадров Сергеева С.С. Сергеева
Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое
