Штатное расписание на2018 год: оформляем по всем правилам
Штатное расписание ; важный кадровый документ, но при его составлении возникает много вопросов. Расскажем, как оформить штатное расписание на2018 год по всем правилам, приведем наглядный образец заполнения. Это поможет составить идеальный документ.
Каждая организация, составляя штатное расписание в 2018 году, вправе самостоятельно решить, какую форму использовать ; рекомендованную форму Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или бланк, разработанный самостоятельно. Важнее другое ; оформить документ по всем правилам.
Приведем образец штатного расписания, составленный по унифицированной форме Т-3 на период с 1 сентября 2016 года по 31 августа 2018 года.
Скачать образец штатного расписания на2018 год
Форма штатного расписания 2017
Образец штатного расписания на2018 год: оформляем по всем правилам
Бланк штатного расписания2018 (возьмем унифицированную форму Т-3) состоит из 10 граф (столбцов), к которым можно добавлять новые. Если по какой-либо из граф документа нет сведений, ее следует оставить пустой.
Сначала необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Наименование организации можно указывать полным или сокращенным.
В графе ;Дата составления; указывают число, когда фактически составлено расписание.
Штатное расписание утверждают приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке УТВЕРЖДЕНО приказом организации от ;____; ______________ 20___г. № __;.
Далее в строке ;на период ___________ с ;____; _____________20___ г.; указывают период, на который утверждают штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать.
Также необходимо указать количество единиц в штате.
Теперь можно перейти к заполнению штатного расписания на2018 год.
Графу 1 ;Наименование; заполняют в порядке, который организация определяет сама. Удобнее располагать структурные подразделения по иерархии ; от администрации до обслуживающих подразделений.
В графе 2 ;Код; должны быть перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации. Предположим, в компании есть финансовый департамент, в состав которого входит два отдела ; финансовый и бухгалтерия. Если код департамента ; 03, финансовому отделу и бухгалтерии можно присвоить коды 03.01 и 03.02 соответственно. Если в отделах есть еще более мелкие подразделения, например, группа по учету основных средств в бухгалтерии, у нее может быть код 03.02.01.
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
В графу 3 ;Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации; необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, ведущие специалисты и т. д.
Кстати, в соответствии со статьей 57 ТК РФ, если ;с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений;, наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:
- Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
- Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
Количество штатных единиц
В графе 4 штатного расписания2018 следует указать число должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа ; 1 (для работников на полной ставке), так и неполные ; 0,25, 0,5 и т. д. (для совместителей). Такие правила закреплены в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Здесь имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые указаны в расписании.
При заполнении графы 4 необходимо помнить о том, что количество штатных единиц и количество фактически работающих сотрудников не всегда совпадают. Например, в организации могут работать на одной должности несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. Тогда в штатном расписании нужно указать суммарное число единиц по должности.
Если организация открывает филиалы, вопрос о том, какие должности необходимы, возникает одним из первых. Это могут быть и новые единицы. Однако филиалы не обязаны утверждать собственное штатное расписание, так как они не являются самостоятельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). В этом случае расписание утверждают в целом по организации. А на местах бухгалтерам и кадровикам целесообразно иметь копию расписания или выписку из него.
Например, на должности корректора работают три человека по 0,1 ставки (то есть трудятся не более 4 часов в неделю при 40-часовой рабочей неделе). В таком случае в графе 4 ;Количество штатных единиц; будет стоять 0,3. Другой пример: два бухгалтера работают на условиях полной ставки и один ; на 0,5, тогда в графе 4 нужно указать 2,5 единицы.
Тарифная ставка (оклад) и пр.
В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) и тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России).
При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили ;вилку; в окладах ; то есть заработную плату разного уровня для сотрудников одной квалификации, что является незаконным. В соответствии со статьей 22 ТК РФ, работодатель обязан ;обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности;.
В штатном расписании каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Например, у менеджера из отдела продаж и менеджера из отдела рекламы могут быть разные оклады.
Надбавки в штатном расписании 2017
Если в организации на одинаковых должностях в одном структурном подразделении работают сотрудники с разной интенсивностью, уровнем профессионализма, опытом работы, регулировать их зарплату можно с помощью надбавок.
В графах 6, 7 и 8 отражают надбавки ; стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Они делятся:
- на установленные законодательством, которые работодатель обязан выплачивать (;северные; надбавки, надбавки за ученую степень);
- утвержденные в организации (за интенсивность работы, высокий уровень профессионализма, знание иностранного языка).
Если в штатном расписании необходимо отразить надбавки, установленные законодательством, здесь указывают минимальный размер надбавок. Например, 10% для ;северной; надбавки, поскольку на работу могут быть приняты сотрудники с различным стажем (разной должностной или ученой степенью), а значит, и надбавки им будут разные.
Надбавки в расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. Предпочтительно, чтобы все надбавки имели единый эквивалент (денежный, процентный или в коэффициентах), но это не всегда возможно, поэтому допустим смешанный вариант. Если отведенных граф не хватает, можно добавить новые.
Чтобы установить надбавки, работодателю необходимо внести условие о таких выплатах в правила внутреннего трудового распорядка или положение об оплате труда, трудовой договор с работником и издать соответствующий приказ (распоряжение).
Обратите внимание: в графах 6, 7 и 8 нужно указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Соответственно, в итоговой графе 9 отражают сумму окладов, приходящихся на все штатные единицы, с учетом положенных надбавок по данной должности.
Руководитель организации обычно определяет сам, какие суммы надбавок из положенных по должности в итоге получит сотрудник.
В графе 9 указывают сумму должностного оклада и надбавок по каждой должности:
(графа 5 + графа 6 + графа 7 + графа 8) x графа 4
Графа 10 в большинстве случаев остается пустой. Ее заполняют только в двух случаях:
- сотрудникам положены ;северные; надбавки или надбавки за ученую степень. Тогда в графе нужно дать ссылку на Закон РФ от 19.02.1993 № 4520-1 ;О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях; или на Федеральный закон от 29.12.1996 № 273-ФЗ ;Об образовании в Российйской Федерации;. Напомним, что в графе 6 указан только минимальный размер надбавок. Их фактический размер можно определить по нормам упомянутых законов.
- В компании есть работники-сдельщики.
Подводить итог нужно по графе 4 ;Количество штатных единиц; и графе 9 ;Всего в месяц, руб.;. Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке ;Штат в количестве;. Итог по графе 9 ; фонд оплаты труда в организации. Заметьте, этот показатель плановый. В действительности он может меняться в большую или меньшую сторону. В большую ; в случае работы в выходные дни или сверхурочно, в меньшую ; когда сотрудники на больничном, в отпуске за свой счет и т. д.
Мы рассмотрели, как правило составить штатное расписание на2018 год, привели образец, а теперь расскажем, как утвердить документ и внести в него изменения.
После того как расписание составлено, его подписывают начальник отдела кадров или лицо, на которое возложена обязанность вести кадровое делопроизводство, и главбух. Составляют приказ об утверждении штатного расписания на2018 год.
Обычно расписание утверждают на год до его начала, например в декабре 2016 года на2018 год. Однако изменять, дополнять или сокращать перечень должностей можно и в течение года. Такие корректировки вносят на основании приказа или распоряжения.
Если появилась необходимость изменения расписания, например надо ввести дополнительно единицу в штат и увеличить оклад сотрудникам, важно правильно все оформить. Прежде всего, издать Приказ о внесении изменений в штатное расписание.
- утвердить новую редакцию расписания и приложить к приказу о его утверждении новый вариант;
- внести изменения в действующее расписание, издать соответствующий указ. А само расписание применять с учетом этого приказа. К этому способу на практике прибегают редко. Приемлем такой вариант, когда изменение единичное.
В заключение отметим, что законодательно работодатель не обязан вести расписание. В ТК РФ оно лишь упоминается (ст. 15 и 57 ТК РФ). Однако это не означает, что такой документ не нужен. Это один из первых документов, который просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие проверяющие считают нарушением законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 рублей а организация ; от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Кроме того, по мнению Роструда, компания не вправе принять сотрудника на должность, которой нет в расписании. А наименования должности в трудовом договоре и должности в штатном расписании должны совпадать (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).
Отказ от расписания может повлечь и другие проблемы. Например, если сотрудники были уволены по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) и подали в суд на своего работодателя. В такой ситуации без расписания работодателю будет достаточно сложно доказать, что увольнение оправданно.
Чтобы избежать возможных санкций, работодателю необходимо ввести штатное расписание. Его составляют на всю компанию.
Кроме того, дополнительно многие организации составляют штатную расстановку (штатный список). Этот документ не обязательный, но удобный для работы кадровиков и бухгалтеров. Он позволяет быстро отследить число занятых и свободных мест в компании, размеры и виды надбавок, установленных работникам. Унифицированной формы такого документа нет, его предстоит разработать самостоятельно.
За основу штатной расстановки можно взять утвержденное расписание и добавить графу ;ФИО сотрудника;. Так, будут видны и структурное подразделение (отдел), где работает сотрудник, и наименование его должности, а также оклад и полагающиеся ему надбавки. Кроме того, по списку легко выяснить количество вакансий.
