Издавна было придумано, что каждый человек должен иметь собственные документы. В современной жизни они имеют огромное значение, по ним можно определить все, что связано с человеком, с кем он живет, чем занимается и куда ездит отдыхать.
При устройстве на работу особое значение имеет трудовая книжка, которая позволит работодателю определить стоит ли его брать в свой штат сотрудников.
Понятие трудовой книжки
В 66 статье Трудового Кодекса прописана, что трудовая книжка является обязательным документом при устройстве на работу. Смотря на него, работодатель делает вывод о том, на каких предприятиях числился гражданин, по каким причинам был уволен и какие имеет навыки.
Оформлять этот документ имеет право только юридическое лицо, в том случае, если трудящийся проработал на предприятии более 5 дней с момента устройства. Запись, как правило, закрепляется официальной печатью. Физическое лицо не имеет права делать записи в трудовой книжке.
Если на момент устройства человек не имел опыта работы, то ему потребуется завести новый документ. После вступления в штат сотрудников он будет храниться на предприятии до момента увольнения. Трудовая книжка не имеет срока годности и окончания действия, также её невозможно создать заново при утере, можно только восстановить прежнюю версию.
Какие сведения вносятся в трудовую книжку
Трудовая книжка – это официальный документ, который имеет базу данных о работнике и его деятельности.
Она включает в себя следующие сведения:
- Первая страница серебристого документа – это полная информация о работнике. Здесь указывают полностью инициалы, кому принадлежит трудовая книжка, дату его рождения, адрес и паспортные данные. Обязательно человек должен сверить правильность информации и поставить дату оформления документа и свою роспись. Он оформляется всего единожды, соответственно, гражданин за это время может поменять фамилию. Если такое произошло, то книжка также будет продолжать являться годной, но информация об изменении данных будет вынесена на отдельном листке и закреплена печатью организации;
- Остальные страницы – это информация о работе. Здесь указывается, где человек официально числился, какую занимал должность и в течение какого времени он трудился. Каждая запись закрепляется печатью;
- Еще один важный пункт, который встречается в некоторых книжках – это информация о переводе. Здесь указывается, куда переведен трудящийся, его новая должность и дата этого действия. Иногда об изменениях записей не знает сам работник, если перевод осуществлен в одном предприятии, например, из одного цеха в другой;
- В обязательном порядке указывается, когда человек уволился с работы и по какой причине, на этот пункт будут обращать внимание другие работодатели;
- Если гражданин был устроен на предприятие по срочному договору, то будет указана, что он уволен, в связи с его истечением. Например, часто такие ситуации происходят в крупных предприятиях, когда устраивают на работу пенсионеров или студентов;
- Если во время работы трудящийся проявил себя с лучшей стороны, то информация об его успехах, награждениях и достижениях также будет прописана в этом документе.
Какими нормативными правовыми актами следует руководствоваться при введении и исправлении записей в трудовой книжке
Существует ли на всей планете такой человек, который никогда не допускал ошибок. Конечно же, встретиться с ним практически нет шансов. Каждая личность – это не робот и ей свойственно допускать некоторые оплошности. Это касается и тех людей, которые заполняют документы.
Если встретилась ошибка в трудовой книжке, то её можно исправить, соответственно с правовыми стандартами.
1. Трудовой кодекс Российской Федерации
- В пункте 2.3 прописано, что изменение фамилии возможно только при наличии официальных документов: паспорта, свидетельство о заключении или расторжении брака. В обязательном порядке в трудовой книжке указывается старая фамилия, новые данные, номер и дата получения документа;
- Согласно пункту 2.4, можно изменить данные и об образовании при наличии подтверждающего документа – диплома. На внутренней стороне обложки прописывается информация о получении нового образования, которая соответственно, закрепляется печатью;
- В пункте 4 прописано, что если работодатель неправильно внес данные о приеме на работе, то он имеет право написать эту строчку заново.
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек
Существует несколько правил ведения и хранения трудовых книжек:
- Каждая запись в документе должна быть прописана по официальному шаблону. Не допускается замена и сокращение слов.
- О каждой записи о приеме на работу или увольнении её владелец должен быть ознакомлен;
- В трудовую книжку также необходимо вносить дополнительные сведения, например, о прохождении военной службы, курсах и образовании.
- Трудовая книжка и все её бланки должны храниться только в организации, ответственное лицо несет за неё ответственность. При необходимости рабочий может взять её на несколько часов, написав заявление. Также он имеет право сделать дубликат.
- Каждая операция, связанная с передвижением работника по службе должна быть прописана под графой о приеме на работу в данную организацию.
- При наличии государственных наград, почетных грамот, сдачи на разряд, следует эту информацию указать в документе.
- Не допускается передача трудовой книжки посторонним лицам.
Работодатель должен знать, что при увольнении он должен получить трудовую книжку, такого же внешнего вида, какую и предъявлял.
Если владелец обнаружил на ней пятна, разрывы на листах или другие повреждения, то он имеет право написать жалобу на юридическую организацию. Каждая запись должна соответствовать государственному образцу.
3. Инструкция заполнения трудовой книжки
- Каждая дата в трудовой книжке должна быть прописана арабскими цифрами. Месяц и дата указывает двузначными комбинациями, а год четырехзначными, например, если человек устроился на работу пятого сентября 2005, то в графе прописывается «05.09.2015».
- Записи делаются только гелевой или перьевой ручкой, следует соблюдать предельную аккуратность.
- Если человек устраивается на работу, то работодатель должен написать фразу: «принят по «должность». Далее, в графе под номером 4 прописывается дата, номер приказа и ссылку на него.
- Если у работника на руках есть дубликат документа, то — это также должно быть указано фразой «Взамен выдан дубликат»;
- Если работодатель при заполнении данных допустил ошибку, то ниже делается такая же запись.
- Дата приема и увольнения работника должна совпадать с информацией, указанной в приказе.
- Необходимо, чтобы каждый пункт был заверен печатью, на которой указано наименование организации.
- Пункт увольнения также должен быть заполнен по шаблону, например «уволен по собственному желанию».
Порядок изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника
- На титульном листе документа прописываются дополнительные сведения о работнике, например, изменения его данных. Если изменена фамилия, имя или отчество, то нужно указать, что она переменена в связи с определенными обстоятельствами. Например, фамилия «Петрова» измененная на фамилию «Иванова», в соответствии со свидетельством о заключении брака, выданным 19.10.2015, номер 516789.
- Обязательно нужно записать новые данные, при этом старые зачеркиваются одной чертой или не зачеркиваются вовсе.
- Необходимо также указать дату выдачи и номер документа. Если речь идет о получении высшего образования, то нужно указать информацию их диплома, если о смене фамилии, то свидетельство о заключении или расторжении брака, если об изменении имени, то паспорт.
- Эта запись об изменении данных должна быть заверена печатью того юридического лица, у которого в этот период гражданин числился на работе.
Порядок изменения записей о полученных работником новом образовании, профессии, специальности
- Случается и такое, что в период работы на предприятии, работник обновил свои знания и получил опыт. Например, если он поступал со средним образованием, а потом получил высшее, то он должен предъявить на место работы диплом. Работодатель на основании этого документа должен сделать запись на титульном листе таким же образом, как и при смене фамилии;
- Если человек прошел курсы, то он должен предъявить об этом сертификат. Далее, работодатель должен внеси данные о присвоении новой профессии, на основании номера документа;
- Во время работы человек также может сдать на повышенный разряд, после чего в трудовой книжке прописывается, что человеку присвоен разряд в определенное время.
Порядок исправления сведений о работе
Существует несколько правил исправления ошибок при оформлении на работе:
- Если человек продолжает работать на том же месте и работодатель совершил ошибку, о запись оформляется в этом же месте. Снизу переписывается эта же самая фраза, но в соответствии с форматом. Необходимо указать правильно дату и номер приказа. Верная информация об изменении данных должна быть подтверждена печатью;
- Такая же процедура может быть проведена и работодателем при устройстве на новое место работу при наличии официального документа о совершении ошибки;
Порядок исправления записей о приеме работника на работу
Существует определенный порядок действий при исправлении записей о приеме на работу:
- Нужно найти в книжке запись с графой «Сведения о работе», этому пункту должен соответствовать порядковый номер.
- Далее, следует повторно указать дату и номер соответствующего приказа.
- При необходимости требуется указать решение работодателя.
Такую процедуру можно проводить в том случае, если ошибка была обнаружена сразу.
Порядок исправления записей о переводе работника на другую постоянную работу и об увольнении
Случается, что её замечают только после того, как человек устроился на новое место работы. В таком случае, следует последней строкой написать, что запись под определенным порядковым номером является недействительной. Далее, совершается исправление, указывается новая дата и ссылка на существующий пункт.
Трудовая книжка – это официальный документ, без которого невозможно устроиться на работу. Каждая запись должна оформляться юридическим лицом предельно аккуратно и в соответствии с официальным образцом. Если по каким-то обстоятельствам была допущена ошибка, то исправлять её можно только согласно правовому законодательству.
