Справки 2-НДФЛ, которые надо сдать к 1 марта

До 1 марта включительно организациям надо сдать в налоговую справки 2-НДФЛ с признаком 2. Обратите внимание на новую форму отчетности и ее реквизиты. Ведь за ошибки в справках будет новый штраф.

Не позднее 1 марта 2016 года в налоговую нужно подать справки по форме 2-НДФЛ о налоге, который компания не смогла удержать. Расскажем подробнее о том, как отчитаться.

Срок сдачи справок 2-НДФЛ с признаком 2 (о неудержанном налоге)

Срок сдачи справок 2-НДФЛ о недурежанном налоге продлили на месяц (п. 5 ст. 226 НК РФ). Изменения действуют с 2016 года. То есть о невозможности удержать НДФЛ у работника надо сообщить в инспекцию не к 31 января, а к 1 марта 2016 года .

Форма справки 2-НДФЛ о неудержанном налоге

Форма справки новая. Она утверждена приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485.

Сдавать справки 2-НДФЛ в электронном виде надо через интернет, если численность сотрудников превышает 25 человек. Новый порядок действует с 1 января 2016 года (ст. 230 НК РФ). Если количество человек меньше 25, справки можно сдать на бумаге.

Куда сдавать справки 2-НДФЛ о неудержанном налоге

Справки 2-НДФЛ о неудержанном налоге надо подать в инспекцию по местонахождению компании.

За сотрудников филиала справки 2-НДФЛ направляет головной офис. Но сведения надо подать в инспекцию, в которой состоит на учете подразделение (письмо ФНС России от 30.05.2012 № ЕД-4-3/[email protected] ).

Кто сдает 2-НДФЛ о неудержанном налоге

Справки 2-НДФЛ с признаком 2 сдают компании и предприниматели, которые выплачивали доходы «физикам» в 2015 году. В частности, если компания:

• сделала подарок или начислила доход в натуральной форме стороннему лицу;
• оплатила жилье и проезд контрагенту;
• сотрудник уволился до погашения займа, полученного на особых условиях;
• пересчитала НДФЛ по бывшему сотруднику или списала его долг и т.д.

Штраф за несдачу справок 2-НДФЛ о неудержанном налоге

Если не отчитаться в срок, штраф составит 200 рублей за каждую несданную справку (ст. 126 НК РФ). За каждую справку с ошибкой инспекторы теперь оштрафуют на 500 рублей (ст. 126.1 НК РФ).

Если компания не уведомит «физика» о том, что он должен доплатить НДФЛ, штрафа не будет. Но лучше передать ему справку лично или под расписку или отправить по почте по месту жительства. Плюс можно направить еще и сопроводительное письмо с разъяснениями о том, что нужно заплатить НДФЛ не позднее 1 декабря.

Инспекция также направит ему уведомление, на основании которого и нужно будет доплатить налог (п. 6 ст. 228 НК РФ).

Заполнение справки 2-НДФЛ о неудержанном налоге

В справках о неудержанном налоге надо поставить признак 2. Если перепутать и поставить 1, налоговики примут справку. Но тогда сведения о неудержанном налоге будут считаться несданными.

В порядке заполнения 2-НДФЛ сказано, что в разделе 3 надо отразить только доходы, c которых компания не удержала НДФЛ. Например, компания выдала подарок стоимостью 16 тыс. рублей. Налогом облагаются только 12 тыс. рублей, а 4 тыс. — необлагаемая сумма. Из порядка следует, что в справке надо записать 12 тыс. рублей. Но опрошенные нами налоговики считают, что надо заполнить доход 16 тыс. и вычет 4 тыс. рублей с кодом 501.

В справке с признаком 2 надо записать исчисленный и неудержанный налог. Если компания удерживала и перечисляла в бюджет НДФЛ с других доходов, отражать эти суммы в разделе 5 не надо. Иначе инспекторы не примут справку.

Образец заполнения справки 2-НДФЛ о неудержанном налоге

Как заполнить справки 2-НДФЛ с признаком 2

В 2016 году очень важно заполнить 2-НДФЛ без ошибок, чтобы у инспекторов не было оснований для штрафов.

В разделе 2 заполняются сведения о физлице, которое получило доход: Ф.И.О., ИНН, статус (резидент или нерезидент), дату рождения, адрес, паспортные данные и т. д.

Ф.И.О. и паспорт надо заполнить сведения на дату подачи сведений. Например, если работница вышла замуж и поменяла фамилию или паспорт, надо заполнить новые данные.

На практике сотрудники забывают сообщить в бухгалтерию новые данные. Если работники этого не сделали, то нужно заполнить те данные, которые известны. Мы считаем, что из-за этого инспекторы не вправе оштрафовать компанию за недостоверные сведения. Ведь компания не виновата, что сотрудник не представил новые данные.

В любом случае перед сдачей справок будет не лишним напомнить всем сотрудникам, что необходимо сообщить о новом паспорте, адресе и др. Это минимизирует риск ошибок и штрафов.

ИНН по общему правилу надо заполнить, если этот номер есть у работника. Если организация номер не знает, его можно выяснить на сайте ФНС в разделе Узнай ИНН или уточнить у самого работника. По нашему опросу, именно так делают 89% коллег.

Если у работника нет номера или компания не знает его и не может уточнить, то можно оставить поле пустым. Программа выдаст предупреждение, если в справке заполнен код страны 643, но нет ИНН (письмо ФНС России от 27.01.2016 № БС-4-11/[email protected] ). Такие сведения считаются принятыми. А вот произвольный номер ставить рискованно. Инспекторы могут не принять такие справки.

Адрес в разделе 2 справки надо записать адрес работника по месту его постоянной регистрации в России. Реквизиты временной регистрации отражать не надо. Если работник зарегистрирован в Москве или Санкт-Петербурге, поле город надо оставить пустым. В этом случае достаточно заполнить код субъекта. Например, для Москвы — код 77.

В справке на иностранца надо записать адрес по месту регистрации в России, месту жительства или пребывания. Но поле можно оставить пустым, если адрес неизвестен. Тогда необходимо заполнить код страны и адрес жительства за рубежом.

Статус в новой справке теперь больше кодов для статуса плательщика. В прежней форме было всего три кода: 1 — резиденты, 2 — нерезиденты, 3 — высококвалифицированные специалисты. Список пополнился еще тремя кодами: 4 — переселенцы, которые живут за рубежом, 5 — беженцы-нерезиденты, 6 — иностранцы, которые работают на основании патента.

Из новой справки не ясно, какой код ставить для временно пребывающих иностранцев-резидентов. Для них подходят сразу два кода — 1 и 6. Но если компания уменьшала налог работника на фиксированные авансы, то инспекторы на местах рекомендуют ставить новый код 6.

Еще не ясно, как заполнить статус для работников, которые приехали из Киргизии. С 12 августа Киргизия вошла в состав стран ЕАЭС, потому граждане Киргизии теперь имеют те же права, что и россияне. В Минфине считают, что в справке за 2015 год по таким работникам надо поставить код 1, как для резидентов.

Доходы в справе 2-НДФЛ . В разделе 3 надо заполнить доходы, которые «физик» получил от компании в каждом месяце. Например, зарплату, отпускные, материальную помощь, подарки и прочее вместе с кодами. Коды доходов надо взять из приказа ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected]

В справку за 2015 год надо включить зарплату за декабрь, которую компания выдала в январе 2016 года. В 2-НДФЛ также попадут и отпускные, которые работники получили в декабре 2015 года, но в отпуск ушли в январе. Ведь датой получения зарплаты считается последний день месяца, за который начислен доход, а для отпускных — день выдачи денег (ст. 223 НК РФ).

Если один и тот же работник получил доходы по разным ставкам (например, 13, 30 и т. д.), раздел 3 надо заполнить для каждой из них. Дивиденды с 2015 года облагаются по той же ставке, что и зарплата, — 13%. Поэтому их можно записать в разделе 3 вместе с зарплатой, только с отдельным кодом 1010. Кстати, АО не заполняют дивиденды в справках 2-НДФЛ.

Некоторые коды в справке новые. Например, если участник вышел из ООО, то стоимость выплаченной доли надо заполнить в справке с кодом 1542. Раньше налоговики советовали ставить код 4800 «Иные доходы».

Вычеты в справке 2-НДФЛ . В справке есть два раздела, где надо показать вычеты, — разделы 3 и 4.

В разделе 3 надо показывать вычеты по доходам, которые не полностью облагаются НДФЛ (подарки, материальная помощь и т. п.). А в разделе 4 — стандартные, социальные и имущественные вычеты.

Вычеты на лечение и обучение в справке за 2015 год не надо. Такие вычеты работники смогут получать в компании только с 2016 года.

Сумма вычетов в разделах 3 и 4 не должна превышать доходы работника. Поэтому если вычет больше, то надо поставить только ту сумму, которая не превышает доход.

У сотрудницы трое несовершеннолетних детей, третий ребенок — инвалид. Ее зарплата за 2015 год составляет 105 000 руб. Вычеты: на первого и второго ребенка — на каждого 16 800 руб. (1400 руб. × 12 мес.), на третьего — 72 000 руб. ((3000 руб. + 3000 руб.) × 12 мес.). В сумме — 105 600 руб. (16 800 + 16 800 + 72 000). Значит, в разделе 4 надо заполнить: по коду 114 — 16 800 руб., по коду 115 — 16 800 руб., по коду 116 — 36 000 руб., по коду 117 — 35 400 руб. (105 000 — 16 800 — 16 800 — 36 000).

ОКТМО в справке 2-НДФЛ надо ставить тот, который компания ставила в платежке при уплате НДФЛ. Для кода отведено 11 символов. Если код восьмизначный, то вместо последних цифр в справке надо заполнить прочерки — «12891754-«. Если записать несуществующий код или прочерки, то налоговики не примут справку. В справках за подразделения надо ставить ОКТМО этих офисов.

Суммы налога в справке 2-НДФЛ. Как правило, в разделе 5 исчисленный, удержанный и перечисленный налоги должны совпадать. Если есть расхождения, не исключены ошибки. Например, если компания заплатила больше, чем удержала, то в справке надо показать только сумму в пределах удержанной. Если показать больше, то инспекторы потребуют ее уточнить. Ведь излишне перечисленная сумма — это не налог.

Если компания в 2015 году уменьшала НДФЛ работника-иностранца на стоимость авансов, которые он заплатил за патент, то необходимо заполнить специальные поля в разделе 5. В поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» надо заполнить авансы, на которые компания уменьшила НДФЛ. А в отдельном поле записать номер и дату уведомления, подтверждающего право на уменьшение, а также код ИФНС.