Работа в жару по трудовому кодексу
Оптимальные климатические условия в рабочих помещениях приведены в СанПиН 2.2.4.548.96.2.2.4 (утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 01.10.1996 № 21). Температурный режим в рабочих помещениях должен отвечать этим нормам.
Работа в жару: условия труда
Допустимое время пребывания сотрудников на рабочих местах в жару зависит от температуры воздуха и вида работы. Если стандарты нарушены, то работодатель обязан принять меры по обеспечению нормальных условий труда, например, установить кондиционеры, приобрести вентиляторы.
К сокращенному рабочему дню из-за жары (или холода) обычно прибегают, только если принятые меры не помогли или предпринять их нет возможности.
Следить за офисным микроклиматом работодатель может поручить специалисту по охране труда или руководителю подразделения. Кроме этого, если сотрудники сами поймут, что температура выше нормы, они обязаны сообщить об этом работодателю, чтобы он принял соответствующие меры. Получив такое сообщение, работодатель обязан минимум три раза в день замерять температуру на рабочих местах и составлять протокол по итогам каждого замера.
Например, офисные работники могут проводить за компьютером 8 часов при температуре не выше 28 градусов Цельсия. Если температуре выше, рабочий день должен быть сокращен на один час. При повышении температуры до 29 градусов — на 2 часа, при температуре 30,5 градусов — на 4 часа (СанПиН 2.2.4.548-96. 2.2.4.).
Если работодатель не принимает никаких мер по оптимизации микроклимата в рабочем помещении и не сокращает продолжительность рабочего дня, сотрудники вправе отказаться от выполнения работы, письменно уведомив работодателя об отказе.
Сокращенный рабочий день из-за жары
Если руководство компании решило ввести сокращенный рабочий день из-за жары, необходимо издать приказ. Форма — произвольная. В тексте надо указать причины сокращения рабочего дня, на сколько конкретно часов и в какие дни он уменьшается.
При введении сокращенного рабочего дня из-за жары меняются существенные условия трудового договора. А о таких изменениях сотрудников предупреждают не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Но поскольку в жару или холод такая мера требует быстрого реагирования, по мнению специалистов Роструда, получить согласие работников можно и за более короткий срок. Их необходимо персонально письменно проинформировать о принятом приказе (ст. 22 ТК РФ). Как именно, компания вправе решить сама.
Можно дополнить приказ графой «С приказом ознакомлен, дата, подпись сотрудника» и передать ответственному сотруднику для сбора подписей.
Решение сократить рабочий день из-за жары или холода не должно отражаться на оплате труда сотрудников. Ведь расходы по созданию нормальных условий труда лежат на компании. Это подтверждают и в Роструде, и в инспекциях по труду. Следовательно, несмотря на то что рабочее время у сотрудников сокращено, зарплату им необходимо начислить как за полный рабочий день. Неотработанные часы оплачиваются как простой по вине работодателя в размере не менее 2/3 средней заработной платы работника (ст. 157 ТК РФ).
Учет расходов, возникших из-за жары
Часть зарплаты, начисленной сотрудникам за сокращенные часы работы, можно полностью учесть в расходах при расчете налога на прибыль. По сути, это все те же расходы на оплату труда, что перечислены в статье 255 НК РФ.
Компания, руководствуясь требованиями законодательства, обеспечивает работникам нормальные условия труда и соблюдает санитарные правила. А значит, если она в этих целях ввела сокращенный рабочий день, это не должно влиять на порядок учета расходов на оплату труда.
Из-за жары у компаний могут появиться непредвиденные расходы. Обосновать их поможет особый приказ директора с перечнем мероприятий для всех отделов компании.
Специальной формы приказа нет, поэтому его можно составить в произвольном виде. Смотрите образец ниже.
В приказе надо раздать поручения отделам, ответственным за кадры, сохранность продукции и т. д. На проверке такой документ обоснует дополнительные расходы. Это нам подтвердили опрошенные налоговики.
- Надо обеспечить безопасные условия труда работников . Для этого приобрести кондиционеры и вентиляторы, чтобы установить комфортную температуру в офисах. А если даже техника не помогает избавиться от жары, надо сократить рабочий день. Поэтому в приказе можно поручить отделу кадров подготовить документы для изменения графика работы.
- В приказе можно предусмотреть необходимость обеспечения работников питьевой водой, соками и фруктами (так рекомендует поступать Роспотребнадзор). Тогда их стоимость можно будет учесть в расходах (ст. 255 НК РФ). Но работникам не стоит выдавать напитки и продукты по спискам. Иначе потребуется удержать НДФЛ и начислить взносы (письмо Минфина России от 06.03.13 № 03-04-06/6715).
- Компаниям, которые торгуют продуктами питания, надо позаботиться о сохранности товаров . Об этом следует сообщить в приказе продавцам. Некоторые инспекторы на местах считают, что стоимость испорченных продуктов можно списать лишь в пределах норм естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Но другие принимают расходы и сверх нормативов. Главное по итогам инвентаризации составить акты, в которых обосновать, что продукты испортились из-за аномально жаркой погоды, а сроки хранения не нарушены и виновных в порче нет.
Образец приказа об утверждении перечня мер для защиты от жары
Работа в жару на улице: памятка
В какую погоду можно работать . Не более 37 градусов. Если днем температура выше, перенесите работу на утро или вечер.
Как работать . При температуре на улице 35-37 градусов нужен особый график: 15-20 минут работы, затем 10-12 минут отдыха. За смену общее время работы на жаре не должно превышать 4-5 часов со спецодеждой и 1,5–2 часа без спецодежды.
Кого допускать к работе в жару . Сотрудников 25-40 лет.
Что надевать . Спецодежду, одежду из плотной ткани.
Чем кормить и поить . Вода должна быть у работников под рукой. Лучше подойдут подсоленная, минеральная вода, молочно-кислые напитки, соки, витаминные напитки, кислородно-белковые коктейли. Оптимальная температура напитков — 12-15 градусов. Полезны будут фрукты и овощи.
Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое
