Как превратить бухгалтерские данные в настоящий управленческий отчет

Выгрузка данных из бухгалтерской системы и их обработка — универсальный подход, который подойдет каждой компании. Более того, это позволит сформировать практически любой отчет, но при условии, что на счетах создана и используется аналитика, необходимая для построения отчета. Если ее нет, придется доработать план счетов и учетную политику. Также нужно иметь в виду, что такой подход оправдан, если у компании действительно нет сил и средств на постановку полноценного управленческого учета. Ведь даже при богатой аналитике формирование некоторых отчетов может оказаться крайне трудоемким.

Задачи подготовки управленческой отчетности на основе имеющихся бухгалтерских данных стояли и перед финансистами одной из российских компаний, клиента Ника-Аудит – ООО Лютик (название изменено). Теперь в этой компании есть необходимый набор оперативных отчетов:

• продажи по группам товаров;
• движение денежных средств;
• план-факт анализ затрат;
• оплата труда по подразделениям.

Рассмотрим подробнее, как составлять такие отчеты.

Отчет о продажах по группам товаров

В компании Лютик управленческий отчет о продажах содержит информацию о выручке (с НДС и без НДС), прибыли от продаж и рентабельности в разрезе номенклатурных позиций или групп. Мало сведений? Возможно, но это то, что можно быстро взять из 1С, к тому же, например, директору этих данных достаточно.

Информация о выручке берется из оборотно-сальдовой ведомости по счету 90.1 Продажи (кредитовый оборот), НДС – 90.03 Налог на добавленную стоимость (дебетовый оборот). Прибыль и рентабельность определяются по формулам: Прибыль = Выручка – НДС – Себестоимость; Рентабельность = Прибыль : (Выручка – НДС) × 100%. Данные о себестоимости – дебетовый оборот по счету 90.02 Себестоимость продаж.

Строится отчет так. Сначала формируются в 1С оборотно-сальдовые ведомости по счетам 90.1, 90.02 и 90.03 и выгружаются в Excel – на разных листах одного и того же файла. Далее еще на одном листе создается форма отчета о продажах (она может иметь такой вид, как на рис. 1). В нее переносится выручка с НДС из ведомости. Затем очищается от НДС, рассчитывается прибыль от продаж и рентабельность по приведенным формулам.

Кстати, ссылки на исходные данные в формулах лучше оформить через функцию СУММЕСЛИ. Она свяжет наименования номенклатурных позиций и показатели по ним. Это поможет избежать ненужной путаницы. После этого товарные позиции объединяются в группы, так проще делать какие-либо выводы по отчету о продажах, особенно если в ассортименте товаров свыше сотни наименований. Создается в файле еще один лист, в котором будет храниться описание, какие позиции и в какие группы входят.

Названия позиций в этой таблице, в отчете и в оборотно-сальдовых ведомостях должны быть абсолютно идентичными. Сделать это потребуется один раз, а потом лишь обновлять список в случае изменения ассортимента. После в отчет добавляется столбец Номенклатурные группы и заполняется с помощью функции ВПР. Затем строки в отчете сортируются по наименованиям групп (Главная – Сортировка и фильтр – Настраиваемая сортировка – Сортировать по номенклатурным группам).

И последнее – подсчитать выручку и прибыль по каждой группе (Данные – Промежуточные итоги – При каждом изменении номенклатурной позиции добавить итоги по выручке с НДС и без НДС, прибыли). Так получается отчет по продажам в разрезе номенклатурных позиций и групп (см. рис. 2). Для удобства все вспомогательные листы (оборотно-сальдовые ведомости, таблицу соответствия позиций и групп) можно скрыть.

Отчеты о затратах и движении денежных средств

Источником исходной информации для отчета по затратам служат дебетовые обороты из оборотно-сальдовых ведомостей по счетам 20 Основное производство, 26 Общехозяйственные расходы и 44 Расходы на продажу. Эти ведомости можно разместить как на отдельных листах, так и на одном общем.

Прежде чем приступать к формированию отчета, понадобится добавить в ведомости один вспомогательный столбец и разметить в нем управленческие статьи расходов. Например, две бухгалтерские статьи Амортизация основных средств и Амортизация нематериальных активов – это одна управленческая статья Амортизация; Заправка картриджей и Канцелярские товары – Расходные материалы и т.д.

Вручную ничего указывать не нужно, на это уйдет много лишнего времени, к тому же не исключены ошибки и опечатки. Лучше сначала создать таблицу соответствий, а потом перенести из нее наименования управленческих статей расходов в оборотно-сальдовые ведомости с помощью функции ВПР (см. рис. 3).

Отчет по затратам заполняется фактическими данными с помощью функции СУММЕСЛИ. Она находит в ведомости все затраты, соответствующие определенной статье, и суммирует их.

Отчет об оплате труда по подразделениям

Работа над этим отчетом начинается с выгрузки в Excel исходных данных. На этот раз ими послужат не оборотно-сальдовые ведомости определенных счетов, а стандартный отчет по проводкам из 1С. Естественно, по проводкам, касающимся оплаты труда. Например, если речь идет о производственном персонале, то Д-т 20 Основное производство (субконто – отдел) К-т 70 Расчеты с персоналом по оплате труда.

Для этого отчета также потребуется подготовить таблицу соответствий. Ее наполнение зависит от того, для каких целей документ готовится. Предположим, что для сопоставления расходов на оплату труда до и после реорганизации компании. Тогда в таблице соответствий будут перечислены Ф.И.О. сотрудников и отделы, в которых они работают после реорганизации (предполагается, что в течение отчетного периода сотрудники были закреплены за одним и тем же подразделением). Новые отделы нужно будет разметить и в отчете по проводкам, в дополнительном столбце (как делали для отчета по затратам — с помощью функции ВПР).

Отчет по оплате труда формируется в разрезе подразделений и отчетных периодов. Он заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Эта функция, в отличие от используемой ранее СУММЕСЛИ, позволяет задать несколько критериев для выбора данных при суммировании. Например, Ф.И.О. сотрудника и дата операции в отчете по проводкам.

Кстати, ключевое условие для корректной работы СУММЕСЛИМН — полное совпадение критерия и соответствующих ему значений. Поскольку оплата труда отражается в бухгалтерском учете одновременно по всем сотрудникам (в отчете по проводкам стоят одинаковые дата и время, например для февраля – 28.02.2011 23:59:59), то и в ячейке с критерием период указывается в том же виде.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое