Главная 16 Налоги и выплаты 16 Как повысить авторитет главбуха и бухгалтерии

Как повысить авторитет главбуха и бухгалтерии

Как повысить авторитет главбуха и бухгалтерии

Печатная версия

Павел Меньшиков, эксперт по реинжинирингу бухгалтерских служб

Любой директор хочет видеть в своей компании авторитетного и профессионального главбуха. А наша цель заключается в том, чтобы постепенно, день за днем повышать свой авторитет в его глазах.

Язык цифр вместо слов-паразитов

Много — мало, дорого — дешево, быстро — медленно, легко — тяжело, часто — редко… Это примеры слов-паразитов, которые засоряют наш профессиональный язык. Представляете, вы приходите к генеральному директору и говорите: У меня за последний год прибавилось очень много работы. Я не справляюсь, мне нужен дополнительный человек, а лучше — два. Что ответит начальник? А я считаю, что мало дел у тебя, я бы лучше сократил на одного человека бухгалтерию, а еще лучше — на двух. Какой-то разговор слепого с глухонемым получается. В итоге главбух обижается, генеральный недоволен.

Чтобы исключить недопонимание с начальником, нужно всего лишь перевести ваши слова на язык цифр. Например, показать, что количество основных средств за год выросло в два раза. Поэтому необходимо либо выделить отдельного бухгалтера на этот участок, либо вложить деньги в автоматизацию. Тогда директор поменяет отношение к своему главбуху и осознает, что, если тот о чем-то просит, это не просто так, а действительно обоснованно.

Иногда спрашиваешь у главного бухгалтера, который только что говорил про огромный объем работы, сколько у него исходящих платежек формируется за месяц. В ответ — пауза, а затем робкое: Не помню… надо посмотреть…. Если главбух хочет, чтобы его воспринимали как профессионала, он должен знать все ключевые показатели своей работы. Чтобы в любой момент четко и авторитетно ответить на вопросы директора: сколько в день оформляется кассовых ордеров, платежных поручений, накладных, сколько у компании основных средств, каковы выручка и прибыль. И на текущий момент, и в динамике, то есть в сравнении с прошлыми периодами. Я, конечно, не призываю заучивать все вплоть до единицы, но порядок цифр (около 450 платежек в месяц) надо знать обязательно.

Самое интересное, что заставлять себя отказываться от слов-паразитов придется только первое время. Вы сами не заметите, как это войдет в привычку.

Чего хочет генеральный директор от бухгалтерии

По большому счету, гендиректор хочет трех простых вещей: чтобы бухгалтерия делала все, что ей поручено, вовремя и с минимальными издержками. Другими словами, чтобы было счастье. А задача главного бухгалтера — уточнить, что именно шеф понимает под словом счастье. Один директор будет счастлив, если его не станут вызывать в налоговую инспекцию: Делай, что хочешь, плати любые налоги. Главное, чтобы меня туда никто не приглашал. Для другого начальника счастье — это когда налог на прибыль, рассчитанный в допустимых законодательством рамках, не превышает 5 млн руб в год. Так называемое счастье может состоять из одного пункта, а может и из двадцати. Когда вы убедитесь, что правильно друг друга понимаете, определяйте, сколько генеральному директору его счастье будет стоить. То есть какой должен быть бюджет на содержание бухгалтерии, учитывая возложенные на нее обязанности. И не забывайте, что генеральный директор может поручить бухгалтерии выполнение любой задачи, которую посчитает нужной. Поэтому в словарном запасе главного бухгалтера не должно быть слова невозможно. Его место должны занимать слова сколько это будет стоить.

Я предупреждаю о последствиях вместо я запрещаю

Большинство руководителей не понимают, о чем толкует главный бухгалтер. Так, один генеральный директор — иностранец недоумевал, зачем вообще нужно оформлять первичные документы. Если его главбух заговорит на языке эмоций, то воскликнет: Да как можно не понимать таких элементарных вещей?! И шеф ответит: Ну а вот я не понимаю. Поэтому лучше сразу объяснить ему все на пальцах.

Возьмем НДС. Компания ежемесячно перечисляет поставщикам 30 млн руб. Из них НДС — 18 процентов, то есть порядка 5 млн руб. Если совсем не учитывать первичные документы, то мы не сможем принять налог к вычету и будем переплачивать эти 5 млн в бюджет. Либо зачтем НДС, но без документов. А это уже как минимум административное правонарушение. Поэтому три года мы будем сидеть как на иголках и ждать, пронесет — не пронесет, заметят — не заметят. Если не пронесет и придет налоговая проверка, то придется перечислить в бюджет и эту сумму, и штраф в размере как минимум 20 процентов. То есть еще миллион рублей за каждый месяц. И это только НДС, а ведь есть еще налог на прибыль в размере 20 процентов. То есть мы должны будем заплатить еще 6 млн руб., потому что без первичных документов отнести такие расходы на уменьшение налогооблагаемой прибыли нельзя.

Здесь я хочу подчеркнуть: как бы ни была для нас очевидна та или иная проблема, задача главного бухгалтера не запрещать, а предупреждать о последствиях. И только генеральный директор имеет право принять окончательное решение. Причем не всегда это решение будет совпадать с нашим мнением. Он вполне может сказать: Да ладно, ерунда, это все несущественно. Нам же проще: не надо — не делаем. То есть те документы, которые в бухгалтерию успели прийти до 5-го числа, проводим, а те, которые не успели, не проводим. Насильно ведь мил все равно не будешь.

В этом случае главбуху надо набраться терпения и дождаться, когда генеральный директор все же изменит свою точку зрения. И способствовать тому, чтобы это произошло как можно скорее. Скажем, шеф увидит, какую огромную сумму налогов приходится платить в бюджет. Вызовет вас и спросит, есть ли возможность эту сумму уменьшить. А вы ему: Конечно, есть, нужно просто более четко наладить работу по своевременной передаче в бухгалтерию входящих первичных документов. Другими словами, клиент должен созреть, сам прочувствовать проблему. Желательно, конечно, не доводить до негативных последствий. И чем чаще директор будет понимать, что главбух его предупреждал не зря, тем больше он будет прислушиваться к его мнению в дальнейшем.

Центр экономии затрат вместо центра затрат

Зачастую руководитель дает бухгалтерии дополнительную работу просто потому, что хочет получить хоть какую-то видимую отдачу от расходуемых на ее содержание денег.

Если он не понимает, чем занимается бухгалтерия, ему будет жалко и 300 руб. премии выплатить. А необходимость в любом дополнительном сотруднике нужно будет очень долго и муторно обосновывать.

Цель главного бухгалтера — показать, как деятельность бухгалтерии помогает компании. Если директор увидит, что в результате оптимизируются налоги, снижается дебиторская задолженность, рационально используются кредитные ресурсы, то картина станет совершенно другой. Когда главный бухгалтер придет и попросит еще одну штатную единицу с окладом в 25 000 руб., шеф не глядя подпишет эту служебную записку.

Необходимо из бухгалтерии — центра затрат превратиться в бухгалтерию — центр экономии затрат. Коммерческий отдел — молодцы, они обеспечивают выручку. Но кому эта выручка нужна, если она потом съедается из-за неэффективного налогообложения, высокого уровня дебиторской задолженности и нерациональных расходов? Поэтому главный бухгалтер должен объяснить директору, что главное не выручка, а финансовый результат, доходы минус расходы.

И как раз в формировании финансового результата правильно ориентированная бухгалтерия принимает непосредственное участие. И роль бухгалтерии такая же важная, как и роль продавцов. Одни отвечают за оптимизацию доходов, а другие — за оптимизацию расходов.

Работа с миллионами вместо поиска копеек

В одной из статей я уже рассказывал, что существует множество убийц рабочего времени. Это и бесконечные телефонные разговоры, и совещания, и подписание документов, и другие дела. Из минут складываются часы, из часов — дни. То же самое видит и генеральный директор — вроде главный бухгалтер не сидит без дела, рано приходит и поздно уходит, а где результат?

Чтобы результаты вашей работы наконец-то стали видны, нужно строго ограничить потери времени. А сэкономленные часы и минуты посвятить конкретным делам. Одновременно необходимо перестать заниматься мелкими копеечными вопросами и перейти к решению действительно серьезных, с точки зрения генерального директора, задач.

В частности, не стоит тратить время на вредного поставщика, который никак не может прислать счет-фактуру на 5831 руб. 62 коп. Лучше разработать и утвердить у директора систему мотивации менеджеров за своевременную передачу документов в бухгалтерию. То есть решать не частные вопросы, а проблему в целом.

Повышайте ценность решаемых вами вопросов и задач, а копеечные дела поручайте своим подчиненным. И если генеральный директор будет видеть, что его главный бухгалтер не занимается ерундой, а действительно помогает бизнесу, то общаться и решать текущие вопросы будет намного проще.

Эффективное делегирование вместо единоличной работы на износ

Недостаточно эффективная работа главного бухгалтера со своим коллективом очень сильно снижает его авторитет в глазах генерального директора. Если в бешеном темпе трудится только главбух, а его сотрудники особо не напрягаются, то может возникнуть вопрос: а зачем вообще в компании столько бухгалтеров? Может, сократить одного-двух?

На самом же деле бухгалтерия все успевает лишь благодаря двадцатичасовому рабочему дню главного бухгалтера, который трудится буквально на износ. И чем больше у него в подчинении сотрудников, тем острее стоит проблема эффективного делегирования.

Допустим, в бухгалтерии числятся семь человек. Тогда главбух может использовать 1120 человеко-часов (из расчета 160 часов на человека) в месяц. Сложность в том, что каждый из этой семерки имеет свои профессиональные и личностные особенности, поэтому правильное распределение работы между ними становится очень непростой задачей. Но это не значит, что нужно делать все за своих подчиненных.

Генеральный директор хочет видеть во главе каждого подразделения, в том числе и бухгалтерии, прежде всего эффективного руководителя. И чем лучше главный бухгалтер управляет своими сотрудниками, тем профессиональнее он выглядит в глазах начальства.

Ко всему, что было сказано выше, есть еще одно небольшое, но важное дополнение. Директор, как правило, человек очень занятой, поэтому многих позитивных изменений, происходящих в бухгалтерии, он может просто не замечать. Главному бухгалтеру не нужно стесняться или тем более жалеть времени на то, чтобы рассказывать о своих успехах. Здоровый ненавязчивый пиар нужен обязательно.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

О admin

x

Check Also

Как обезопасить компанию от обвинений в работе с однодневками

Как обезопасить компанию от обвинений в работе с однодневками Налоговики часто подозревают компании, работающие с большим количеством контрагентов, в получении необоснованной выгоды за счет использования фирм-однодневок. Избежать доначислений и снизить налоговые риски можно, если проявить ...

Форма РСВ-1 с 2016 года

Форма РСВ-1 с 2016 года В 2016 году компаниям предстоит сдавать новую форму РСВ-1 ПФР. Фонд неоднократно менял правила проверки отчетности, поэтому возможны новые ошибки. Как их исправить, читайте в статье — форму РСВ-1 с ...

Единый социальный страховой сбор (ЕССС) в 2018 году

Единый социальный страховой сбор (ЕССС) в 2018 году С 1 января 2018 года вместо страховых взносов в фонды компании будут платить новый единый социальный страховой сбор (ЕССС). ФНС уже подготовила соответствующий проект, а до 1 ...

Как заполнить строку 120 РСВ 1

Как заполнить строку 120 РСВ 1 В строке 120 РСВ 1 раздела 1 отражают сведения о доначисленных страховых взносах с начала расчетного периода, а расшифровывают их в разделе 4 текущего расчета РСВ-1. Раньше из-за такого ...

Фонд уточнил, кому сдавать СЗВ-М

Фонд уточнил, кому сдавать СЗВ-М Компании, которые сдают нулевые РСВ-1, обязаны подать и ежемесячную отчетность СЗВ-М. Это касается и организаций, где трудится только директор-учредитель. Такой позиции теперь придерживается отделения ПФР, например по Петербургу и Ленинградской ...

Как заполнить отчет о финансовых результатах за 2014 год

Как заполнить отчет о финансовых результатах за 2014 год Отчет о финансовых результатах включает показатели выручка, себестоимость продаж, валовая прибыль (убыток), коммерческие и управленческие расходы и другие. При заполнении отчета о финансовых результатах все данные ...

Сроки сдачи отчетности в 2015 году

Сроки сдачи отчетности в 2015 году Мы составили таблицу по самым важным срокам сдачи отчетности в 2015 году. В ней подробно расписали правила предоставления расчетов в фонды и деклараций в налоговую инспекцию. Вы также узнаете, ...

Изменения УСН в 2015 году

Изменения УСН в 2015 году Итак, рассмотрим основные изменения УСН в 2015 году. Увеличены лимиты доходов для перехода и применения УСН В 2015 году лимит доходов для перехода на упрощенную систему налогообложения (45 млн) и ...

Бухгалтерская отчетность в 2015 году

Бухгалтерская отчетность в 2015 году Бухгалтерская отчетность организации в 2015 году Бухучет ведут все компании. В том числе на упрощенке и вмененке. А значит, отчитываться будут и те, кто не платит налог на прибыль. Представить ...

Заявление о зачете сумм излишне уплаченных страховых взносов ФСС

Заявление о зачете излишне уплаченных страховых взносов ФСС Новый порядок сильно упростил работу бухгалтеров и дал возможность проводить зачет взносов по разным видам страхования, но внутри одного администратора. Например, ФСС администрирует два вида страхования: на ...

Инспекторам запретили блокировку счета за несдачу декларации

Инспекторам запретили блокировку счета за несдачу декларации ФНС запретила проводить блокировку счета налоговой, если компания не сдаст вовремя квартальную декларацию по налогу на прибыль. Такой благоприятный вывод впервые сделала ФНС России в письме от 11.12.14 ...

Календарь бухгалтера на июль 2016

Календарь бухгалтера на июль 2016 Статистическая отчетность по форме № П-1 Организации с численностью более 15 человек (кроме малых и микропредприятий, бюджетных организаций, банков, страховых и прочих кредитно-финансовых организаций) должны представить в статистику форму № ...

С 2016 года изменится порядок заполнения платежек по налогам и взносам

С 2016 года изменится порядок заполнения платежек по налогам и взносам В приказе уточняется, что в платежках компании ИНН не может превышать 10 знаков, а в поручениях физлиц — 12 знаков. При этом первый и ...

Лимит по взносам в фонды в 2018 году

Лимит по взносам в фонды в 2018 году Важное в статье: Лимиты страховых взносов на 2016 год изменения Лимиты страховых взносов на 2016 год в ПФР Лимиты страховых взносов на 2016 год в ФСС Лимиты ...

Налоговики обновили критерии для выездных проверок

Налоговики обновили критерии для выездных проверок В целом налоговая нагрузка компаний за год немного увеличилась, с 9,8 до 9,9 процента. Наибольший рост произошел у производителей пищевых продуктов (с 16,6 до 19,1%), издательств и полиграфических компаний ...

Календарь выходных и праздничных дней в России в 2018 году

Календарь выходных и праздничных дней в России в 2018 году Перенос выдохных дней в 2018 году утвержден постановлением Правительства РФ от от 04.08.2016 № 756. По общему правилу, если выходной совпал с праздником, этот день ...

Рейтинг@Mail.ru